Binnen Tigris kunnen op verschillende manieren Timesheets (ook wel urenbriefjes of declaraties) worden ingevuld. Het proces hangt mede samen met de goedkeuringsinstellingen die op het profiel van de opdrachtgever worden vastgelegd en de afspraken die met klant en medewerker gemaakt worden over het vastleggen van de uren.
In de meeste gevallen zal de medewerker zijn uren indienen. Deze zullen vervolgens ter goedkeuring bij de opdrachtgever worden aangeboden en het flexbureau doet de finale check alvorens de uren te gaan verlonen en factureren.
Het kan ook voorkomen dat het flexbureau zelf de Timesheets aanmaakt of aan moet maken in specifieke gevallen.
Automatisch reserveringen opnemen
Timesheets aanmaken
Het is mogelijk om zelf een nieuwe Timesheet aan te maken door eerst naar de betreffende plaatsing toe te gaan (via de opdrachtgever of medewerker) en vervolgens bij de sectie ‘Urenregistratie’ bij Timesheets op ‘Nieuw’ te klikken.
Er opent dan een lege Timesheet (standaard staat de afgelopen week geselecteerd), je selecteert de week die het betreft en kunt vervolgens kiezen uit de tariefregels en onkostensoorten die bij de betreffende plaatsing horen. Per dag vul je het aantal gewerkte uren in (en onkosten indien van toepassing).
Uren invoeren
Er kunnen uren worden ingevoerd door in de kolom 'Tarief' een tariefregel te selecteren. Hier zie je ook direct wat de verlonings- en factuurpercentages voor de betreffende tariefregel zijn.
Na het selecteren van een regel kunnen er per dag uren worden ingevoerd, of kan het totaal aantal uren op maandag worden ingevoerd. De uren worden dan gelijk verdeeld over maandag t/m vrijdag. Als je dus 40 invult op maandag, wordt er op iedere werkdag 8 uur geregistreerd.
Per type gewerkt uur moet er een tariefregel worden gekozen, en moeten de uren worden geregistreerd. Op de Timesheet zie je direct het aantal uur per type tarief, per dag en het totaal aantal uren.
Onkosten invoeren
Onder de urensectie op de Timesheet kunnen onkosten worden opgevoerd. Afhankelijk van de instellingen staan deze al op de Timesheet, of kun je deze zelf kiezen uit een dropdown
In de kolom 'Bedrag' zie je wat de grootte van de inhouding of vergoeding is, in de kolommen daarna kan een aantal worden ingegeven indien van toepassing. Inhoudingen worden altijd als negatief bedrag weergegeven, vergoedingen als positief bedrag. In de laatste kolom vind je altijd het totaalbedrag voor de betreffende regel.
Reserveringen opnemen
Naast het tabblad met 'Onkosten' staat het tabblad 'Reservering'. Hier staat de actuele stand van de reserveringen van de werknemer vermeldt. Deze stand wordt na het opslaan van de Timesheet direct bijgewerkt, en is dan dus inclusief de opbouw voor die week.
Er kan per type reservering worden opgenomen uit het beschikbare saldo (en eventueel negatief indien van toepassing). Dit kan door een aantal uur (bijvoorbeeld vakantiedagen) of het bedrag (vakantiegeld) in te voeren bij de betreffende dag.
Bijlagen
Het is tevens mogelijk om een bijlage toe te voegen bij de Timesheet. Dit doe je door op ‘Bestanden uploaden’ te klikken en het betreffende bestand (of bestanden) te selecteren of door een bestand in het vakje ‘Bestanden uploaden of bestanden plaatsen’ te slepen.
Na het uploaden van een bestand, kan er gekozen worden om deze automatisch toe te voegen achter een factuur. Hiervoor moet het betreffende bestand worden geselecteerd.
- Bijlagen zijn voor de werknemer altijd zichtbaar.
-
Bijlagen van het type werkbrief zijn voor de werkgever altijd zichtbaar. Andere typen over het algemeen niet.
- Het is mogelijk om af te wijken op een opdrachtgever met het veld Zichtbare bijlage types (Tigris__Visible_attachment_types__c). Het is zo mogelijk om voor een opdrachtgever ook bijlagen van het type Anders of Declaratie standaard zichtbaar te maken voor de opdrachtgever.
Voor bijlagen en selfbilling, zie het volgende artikel:
Bijlagen op timesheet voor opdrachtgevers en selfbilling (vanaf september-update 2024)
Automatisch reserveringen opnemen
Op een plaatsing kan worden ingesteld of de bestaande stand voor een reservering op een timesheet automatisch wordt uitbetaald voor een reserveringen.
Dit kan voor ADV, VDb (Vakantiedagen bovenwettelijk), CR (Compensatieregeling 1), CR2 (Compensatieregeling 2), TvT (Tijd-voor-Tijd), VG (Vakantiegeld), YES (Eindejaarsuitkering), PE (Pensioencompensatie).
Indien dit is ingesteld op een plaatsing, wordt de volledige beschikbare stand van de reservering automatisch uitgekeerd op timesheets, door het vinkje ALLE aan te zetten op de timesheet.
Voor alleen flexmedewerkers is het vanaf 01-09-2026 mogelijk om de automatische uitbetaling van reservering op basis van de plaatsingsinstelling voor automatische opname, op timesheets toe te passen voor alleen de opbouw op de timesheet zelf.
Dit kan met de volgende instelling op de configuratiepagina met de instelling Automatische opname TS per timesheet worden ingesteld voor alle flex-plaatsingen:
Dan worden op flex-timesheets de vinkjes voor DEZE WEEK gebruikt, in plaats van ALLE:
Let op: ALLE beschikbare stand wordt opgenomen. We kijken dus niet naar de periode waarin saldo is opgebouwd. Zorg dus zo veel mogelijk dat timesheets in opeenvolgende volgorde worden goedgekeurd voor de weken, om te voorkomen dat stand die later is opgebouwd, beschikbaar is op een timesheet die nog moet worden goedgekeurd voor een eerdere period.
Let op 2: Stel bij vast loon daarom de opboeking van de periode-reservering uit met de instellingen die daarvoor bestaan op de configuratiegpagina. Anders is de kans groot dat aan het begin van de maand een timesheet voor de vorige maand wordt goedgekeurd, waarop het saldo voor de nieuwe maand, dat al beschikbaar is, wordt opgenomen in de vorige maand.
Timesheet opslaan
Mocht je iets verkeerd ingevuld of geüpload hebben, kun je op het prullenbakje klikken. Wanneer je alles hebt ingevuld, klik je op ‘Opslaan’ om de Timesheet op te slaan.
De Timesheet krijgt dan de status ‘Ingevuld’.
Om vervolgens de Timesheet goed te keuren, klik je op ‘Timesheet indienen ter goedkeuring’.
De Timesheet is dan goedgekeurd door de intermediair. Afhankelijk van de goedkeuringsinstellingen van de betreffende plaatsing, krijgt de Timesheet nu de status ‘Goedgekeurd’ of ‘Wacht op goedkeuring’.
Zodra de Timesheet de status 'Goedgekeurd' heeft bereikt, komt deze klaar te staan voor verloning en facturatie.
Als de Timesheet toch niet correct is opgevoerd, kan deze worden gecorrigeerd. Zie hiervoor het artikel over correcties.
Timesheets: Alleen lezen
Onder gebruikersinstellingen op de admin acties is de instelling Selecteer gebruikers die geen timesheets mogen maken of bewerken (alleen-lezen) toegevoegd.
Als een gebruiker rechten heeft om timesheets te kunnen zien, kan met deze optie worden ingesteld dat de gebruiker de timesheet alleen kan bekijken, en niet kan bewerken/aanmaken.