CAO Ontrafeling - gebruik

In dit artikel leggen we meer uit over de werking van de CAO Ontrafeling. De CAO Ontrafeling is bedoeld voor de invoer van werktijden in plaats van het invullen van uren.

 

Inhoudsopgave

Beperkingen

       Onkosten op zondag

       Ontrafeling en maandverloning met gebroken weken

Werking van CAO Ontrafeling
       Het effect voor de werknemer
       Het effect voor de intermediair

Configuratie - Filteropties
       Dagen in de week
       Drempel - Uren per week
       Splitsing - Uren per week
       Drempel - Uren per dag
       Splitsing - Uren per dag
       Tijdsinterval
       Specifieke datums
       Contracturen

 

Configuratie - Het maken & beheren van een ontrafelschema
       Basisinstellingen en periodes
       Het instellen van het type ontrafeling

       Type ontrafeling: volgorde van afhandeling uren

       Type ontrafeling in combinatie met filter Uren per week

       Gebruik van tariefregels en identifiers

Configuratie - Gebruik van onkostensoorten

Configuratie - van-/tot tijden inschakelen op de plaatsing

Voorbeelden van de ontrafeling
       Voorbeelden van urenontrafeling
       Voorbeelden van onkostenontrafeling

Zomer- en wintertijd

 

Beperkingen

Ontrafeling en onkosten op de zondag

Als een werkdag op zondag begint en op maandag eindigt, en er loopt een onkosten mee die alleen op zondag geldig is, wordt deze onkosten op dit moment ook toegepast op de uren die op maandag vallen, omdat de uren op maandag buiten de einddatum van de timesheet liggen.

Als er dan ook een onkosten bestaat die op maandag geldig is maar niet op zondag, wordt deze niet toegepast over deze uren.

 

Ontrafeling en maandverloning met gebroken weken

Er zijn een aantal beperkingen bij het gebruik van maandverloning in combinatie met ontrafeling.

Omdat er bij maandverloning vaak 2 timesheets bestaan voor het eerste en tweede deel van een week als de maand veranderd, is het niet mogelijk om de urendrempels per week correct toe te passen.

De bepaling van de urendrempels gebeuren dan op timesheet-niveau, en niet op weekniveau.

Een voorbeeld: Boven de 40 uur moeten er vanuit ontrafeling overuren worden geschreven. Week 31 valt in zowel juli als augustus, er worder voor deze week dus 2 timesheets gemaakt, voor ongeveer een halve week.

De werknemer schrijft 24 uur op het eerste deel van de week, en 24 uur op het tweede deel van de week, voor in totaal 48 uur. De medewerker zou 8 overuren moeten krijgen, maar aangezien de grens van 40 uur per timesheet wordt bepaald, worden er 48 normale uren ontrafeld. 

 

Werking van CAO Ontrafeling

Voordat we meer uitleggen over hoe een CAO ontrafelingsschema kan worden gemaakt, leggen we eerst uit wat dit met het systeem doet en waar dit voor kan worden gebruikt. 

 

Het effect voor de werknemer

Voor een werknemer is het zonder ontrafeling niet mogelijk om de werktijden in te voeren van zijn of haar werkdag. Dan wordt de reguliere manier van timesheets invullen gebruikt.

Als de configuratie* correct is ingesteld, krijgt de werknemer de mogelijkheid om zijn uren anders in te voeren. Rechtsbovenin de timesheet krijgt de werknemer een extra knop: Van/tot tijden invullen**

De werknemer zal dan het volgende scherm te zien krijgen:

(Klik hier om de afbeelding in een volledig scherm te openen)

Hier kan de werknemer zijn of haar begin- en eindtijd van de werkdag invullen. De werknemer kan per dag ook meerdere pauzemomenten (1) of werktijden (2) toevoegen of verwijderen door op de plus of prullenbak iconen te klikken. Per werkmoment kan de werknemer ook een project invullen.

Nadat de werknemer de uren heeft opgeslagen kan hij of zij, in tegenstelling tot normaal, de uren niet meer aanpassen via de standaard weergave (Uitgegrijsd). De werknemer kan wel opnieuw op de Van-Tot tijden invullen knop klikken om zijn uren aan te passen.

De uren worden vervolgens op basis van het ontrafelschema omgezet naar werkuren.

Nadat de ingevulde uren zijn opgeslagen, kan de timesheet worden verstuurd ter goedkeuring.

*Let op: Het kan zijn dat de werknemer zowel handmatige uren kan invullen als start-stop tijden. Dit is afhankelijk van de instellingen die gedaan zijn.

 

Het effect voor de intermediair

Als de timesheet handmatig wordt aangemaakt of binnenkomt vanuit de app, heeft de Salesforce gebruiker (de intermediair) de mogelijkheid om dezelfde gegevens te openen. Dit is dezelfde knop als de werknemer ziet in zijn of haar app-account.

Zoals hierboven te zien kan de gebruiker ook niet het aantal uren aanpassen. Wel kunnen er handmatig uren worden toegevoegd via de gebruikelijke manier van invullen.

Ook kan de gebruiker de werktijden zelf aanpassen en deze opnieuw opslaan. Hier worden dezelfde ontrafelingsregels gebruikt als voor de werknemer.

Configuratie - Filteropties

Het ontrafelingsschema maakt gebruik van filteropties. Via deze filteringen worden de uren omgezet naar de gewenste tariefregel.

In het schema kunnen verschillende typen filters worden toegepast zoals filtering op dag, aantal uur of een specifieke tijd. Iedere filter die wordt toegepast, zorgt voor een splitsing binnen het ontrafelschema. Als er tijden worden ingevuld op de Timesheet, dan wordt het schema van links naar rechts en boven naar beneden gevolgd om te kijken aan welke filtercriteria de input voldoet en welke tariefregel er dus moet worden toegepast. 

Er zijn zeven filtertypes die gebruikt kunnen worden in het ontrafelschema:

Dagen in de week Drempel - Uren per week Splitsing - Uren per week Drempel - Uren per dag Splitsing - Uren per dag Tijdsinterval Specifieke datums Contracturen

Dagen in de week

De Dagen in de week worden hier gesplitst. Als je uren op maandag anders wilt ontrafelen dan de zaterdag, kan via deze filter de uren splitsen per dag.
Als de filter dagen in de week bijvoorbeeld is ingesteld op maandag t/m donderdag en vrijdag t/m zondag, vallen de uren van maandag onder de eerste filtering en de uren van zaterdag onder de tweede filtering. 
Voorbeeld:

 

Drempel - Uren per week

De filter Drempel filtert of er minimaal/maximaal aantal uur is gewerkt*.
Als de drempel per week* bijvoorbeeld is ingesteld op 0-32 uur, 32-40 uur en 40-168 uur en de werknemer 38 uur gewerkt heeft, dan zal de volledige timesheet vallen onder de tweede filtering.
Voorbeeld:

*Als er ook gebruik gemaakt wordt van ontrafelingstypes, zie dan Type ontrafeling in combinatie met filter Uren per week

Splitsing - Uren per week

De filter Splitsing zorgt ervoor dat er vanaf X aantal uren een bepaald pad wordt gevolgd.
Als de Splitsing per week* bijvoorbeeld is ingesteld op 0-32 uur, 32-40 uur en 40-168 uur en de werknemer 38 uur heeft gewerkt, dan zal de eerste 32 uur gemarkeerd worden onder de eerste filtering en de overige 6 uur onder de tweede filtering.

*Als er ook gebruik gemaakt wordt van ontrafelingstypes, zie dan Type ontrafeling in combinatie met filter Uren per week

Drempel - Uren per dag

De filter Drempel filtert of er minimaal/maximaal aantal uur is gewerkt*.
Als de drempel per dag bijvoorbeeld is ingesteld op 0-6 uur, 6-9 uur en 9-24 uur en de werknemer 10 uur gewerkt heeft op maandag, wordt maandag berekend onder de derde filtering.
Voorbeeld:

 

Splitsing - Uren per dag

De filter Splitsing zorgt ervoor dat er vanaf X aantal uren een bepaald pad wordt gevolgd.
Als de Splitsing per dag bijvoorbeeld is ingesteld op 0-6 uur, 6-8 uur en 8-24 uur en de werknemer 10 uur gewerkt heeft op de maandag, dan zal de eerste 6 uur worden gemarkeerd onder de eerste filtering, 2 uur worden gemarkeerd onder de tweede filtering en hierna nog de overige 2 uur op de laatste filtering.
Voorbeeld:

 

Tijdsinterval

De Tijdsinterval splitst de werktijden van een invoer als de werknemer in onderstaand voorbeeld een werktijd instuurt van 08:30 uur t/m 20:00 uur.

Let op: Als een werktijd van 22:00 uur t/m 06:00 uur is ingevoerd op woensdag, worden de uren van 00:00 uur t/m 06:00 uur meegeteld onder de woensdag, omdat de werktijd op woensdag begon.
Voorbeeld:

 

Specifieke datums

Aan het begin van het schema kunnen specifieke datums en/of feestdagen (Zie ook: Het instellen van feestdagen) worden vastgelegd zodat deze niet meegaan met de reguliere ontrafeling. Via deze optie kun je dus bijvoorbeeld ook feestdagen op een hoger percentage uitbetalen als de werknemer die dag heeft gewerkt.

 

Contracturen

Naast dat het mogelijk is om op uren per week te filteren, is het ook mogelijk om de contracturen te filteren. Als iemand bijvoorbeeld in een CAO met een gebruikelijke arbeidsduur van 38 uur slechts een contract heeft voor 24 uur, moeten wellicht de uren boven de 24 anders beloond worden als de uren onder 24 uur. Hiervoor kan dit filter worden toegepast.

Het filter heeft altijd 3 opties:

• Geen contracturen: als iemand een oproepcontract heeft (0 contracturen), zal deze splitsing gevolgd worden
• Binnen contracturen: Alle uren tussen de 0 en het aantal contracturen zullen deze splitsing volgen. Als iemand dus een 24-uurs contract heeft, zullen de eerste 24 uur via deze splising worden afgehandeld
• Boven contracturen: Alle uren per week die iemand werkt boven de contracturen, zullen via dit deel van het schema worden afgehandeld. Als iemand bijvoorbeeld een 24-uurs contract heeft, maar 30 uur werkt, zullen de uren 25 t/m 30 deze splitsing volgen

 

Configuratie - Het maken & beheren van een ontrafelschema

Basisinstellingen en periodes

Ontrafelschema's worden aangemaakt op een Tariefbundel op CAO- of opdrachtgeverniveau. In een ontrafelschema worden Tariefregels toegewezen, dus om een schema te kunnen maken moet er ten minste een Tariefbundel met Tariefregels aanwezig zijn.

Op de Tariefbundel moet worden aangegeven dat de CAO ontrafeling via het ontrafelingsschema verloopt. Als je gebruik wilt maken van CAO-Ontrafeling door middel van de ontrafel-configurator kan dit door het veld 'CAO ontrafeling' op "Via ontrafelingsschema" te zetten, anders moet het per tariefregel worden ingesteld. Als dit is ingesteld, zul je het volgende zien:

Hieronder leggen we wat meer over de knopfuncties uit:

	Verwijder een periode uit het ontrafelingschema.
	Als een nieuwe periode moeten worden aangemaakt, kun je de knoppen Nieuw en Klonen gebruiken om een nieuw schema te maken op de huidige tariefbundel. Zo hoef je niet elke keer nieuwe tariefbundels en plaatsingen te maken. Via de knop Nieuw kun je een nieuwe periode maken zonder ingevuld schema. Als de knop Klonen wordt gebruikt, dan wordt het schema van het geselecteerde schema gekloond. Dit is met name van gemak als er kleine wijzigingen benodigd zijn in het schema vanaf een nieuwe periode.
	Via de knop Bewerken kan de datum en de beschrijving van de periode worden aangepast. Deze beschrijving en datum zie je vervolgens onder de beschikbare schema's staan:
	Via de Opslaan en Annuleren knop kan, zoals de naam al zegt, de bewerkingen die in het schema zijn gemaakt worden opgeslagen of geannuleerd.

 

Het instellen van het type ontrafeling

Het is mogelijk om een ontrafelschema dynamisch te maken op basis van het type uren dat iemand werkt. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als er verschillende typen ploegendiensten zijn waarbij de uren van 18.00 uur -22.00 uur een andere beloning hebben voor een medewerker die in een 2-ploegendienst werkt dan in de 3-ploegendienst.

Om te starten is het belangrijk om te weten wat voor type ontrafeling je wilt gebruiken. Standaard is het type 'Standaard' ingesteld. Maar als bijvoorbeeld alleen 2-ploegendienst van toepassing is, stel hier dan een ander type in.

Als je meerdere* types wilt aanmaken (zoals 2-ploegendienst of 3-ploegendienst), kunnen deze worden aangemaakt.

Als er meerdere type ontrafelingen zijn, ziet dit er als volgt uit:

* De admin kan beschikbare keuzeopties voor Type ontrafeling toevoegen door waarden toe te voegen aan het keuzelijstveld "Type ontrafeling" op het object "Tariefbundel".

 

Om meerdere type ontrafelingen te maken, kun je op de naam van de ontrafelingstype klikken. Hierna opent een pop-up waarin de types kunnen worden geselecteerd.

Er zijn hier twee knoppen beschikbaar:

Nieuw		Maak een nieuw deelschema voor een ander type ontrafeling. Begin dit schema helemaal opnieuw, dus zonder filtering of tariefregels.
Klonen		Maak een nieuw deelschema voor een ander type ontrafeling. Neem het geselecteerde deelschema 1-op-1 over zodat je het niet helemaal opnieuw hoeft op te bouwen, maar je alleen de verschillen tussen de deelschema's nog moet configureren.

Type ontrafeling: volgorde van afhandeling uren

Let op: De afhandeling van de ontrafeling gaat op volgorde van gebruikte ontrafelingstypen, niet op chronologische volgorde.

Voorbeeld: Het maximaal aantal normale uren is 40 uur, daarna worden de uren via splitsing van uren per week op overuren geboekt.

Ontrafelingstype 1 is een Normale Dienst.

Ontrafelingstype 2 is een Bijzondere Dienst.

Op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag wordt er 10 uur geschreven via van-tot tijden op type Normale Dienst.

Op woensdag wordt er 10 uur wordt er 10 uur geschreven via van-tot tijden op type Bijzondere Dienst.

De ontrafeling wordt per type dienst afgehandeld.

De 10 uur op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag worden op normale uren geboekt, aangezien deze allemaal onder type Normale Dienst. worden gewerkt. De splitsing van 40 uur per week wordt bereikt.

De 10 uur op woensdag wordt op overuren geboekt, gezien de splitsing van 40 uur is bereikt.

 

Type ontrafeling in combinatie met filter Uren per week

Als er gebruik wordt gemaakt van zowel meerdere ontrafelingstypes als een filter op Uren per week, kun je in een ontrafelingsschema aangeven hoe je de uren wilt tellen:

• Per ontrafelingstype: De uren per week worden binnen een ontrafelingstype geteld. Voorbeeld:
  • Er zijn 2 ontrafelingstypes:
    • 2-ploegendienst
    • 3-ploegendienst
  • Er is een splitsing op 40 uren per week:
    • Tot 40 uur: Normale uren
    • Vanaf 40 uur: Overuren
  • Er worden 30 uren geregistreerd op 2-ploegendienst en 12 uur op 3-ploegendienst
  • Omdat de uren per ontrafelingstype worden geteld, zal de ontrafeling alle uren als normale uren ontrafelen
• Totaal uren ongeacht ontrafelingstype: De uren worden over de gehele week geteld, ongeacht welk type ontrafeling er gekozen wordt. Voorbeeld:
  • Er zijn 2 ontrafelingstypes:
    • 2-ploegendienst
    • 3-ploegendienst
  • Er is een splitsing op 40 uren per week:
    • Tot 40 uur: Normale uren
    • Vanaf 40 uur: Overuren
  • Er worden 30 uren geregistreerd op 2-ploegendienst en 12 uur op 3-ploegendienst
  • Omdat de uren over de gehele week worden geteld, zal de ontrafeling 40 uur als als normale uren ontrafelen, en 2 uur als Overuren

 

Gebruik van tariefregels en identifiërs 

Er worden door wijzigingen in de kostprijs jaarlijks nieuwe tariefregels gemaakt op dezelfde tariefbundel met geüpdate tariefpercentages/factors (zoals via Het externe tarief aanpassen op factor- en bedragbundels).

Om niet elke keer een nieuw schema te maken als er nieuwe tariefregels worden gemaakt, wordt er op een tariefregel gevraagd om een extra veld in te vullen: "Identifiër". Dit is een soort ID die tariefregels aan elkaar kan koppelen. Bijvoorbeeld: Je hebt 4 tariefregels:

• Normale uren - Geldig van 3-1-2022 t/m 31-3-2022
• Normale uren - Geldig van 1-4-2022 t/m 31-6-2022
• Normale uren - Geldig van 1-7-2022 t/m 1-1-2023
• Normale uren - Geldig van 2-1-2023 t/m heden

Deze tariefregels kunnen aan elkaar gekoppeld worden door hier de 'Identifiër' in te stellen als NormaleUren100*.

Door deze identifiër op alle bovenstaande tariefregels in te stellen, hoeven we maar één schema te maken en 'NormaleUren100' te selecteren in plaats van per nieuwe geldigheidsdatum een nieuw schema te maken.

Als een tariefregel wordt aangemaakt, kun je onder de weergavenamen de Identifier** instellen.

Als het tarief wordt geüpdate (zoals via Het externe tarief aanpassen op factor- en bedragbundels), worden er nieuwe tariefregels gemaakt, maar hoeft het schema niet te worden aangepast. Het schema zoekt namelijk de tariefregel met de gegeven identifier. Let er dus op dat je geen tariefregels maakt met dezelfde identifier binnen dezelfde geldigheidsdatum(s).

 

Als de identifier is gekozen, zie je in de lijst met beschikbare tariefregels de tariefregelnamen die bestaan uit twee gedeeltes: 

1 - Linkerkant     // Aan de linkerkant staat de tariefnaam van de werknemer
2 - Rechterkant  // Aan de rechterkant staat de Identifier van de tariefregel

Als niet alle tariefregels een identifier hebben gekregen, zul je bij het openen van de tariefbundel ook een foutmelding zien:
"Niet alle tarieven hebben een identifier."

 

Configuratie - Gebruik van onkostensoorten

Bij het aanmaken van onkosten zijn er extra mogelijkheden bij de Overige instellingen van de onkosten.

De volgende filters zijn vaak van toepassing voor CAO-Ontrafeling:

• De werktijden (Start- & eind werkdag)
• Tijdsinterval
• Aantal uren per dag
• Beschikbare dagen
• Toepassen over niet-gewerkte uren
• Type ontrafeling

Overige filters worden uitgelegd in het artikel Onkostensoorten: Vergoedingen & inhoudingen

Werktijden	Start werktijd: Als de starttijd van de werkdag is ingevuld, wordt de onkostensoort alleen toegepast als de werknemer tussen de ingevulde tijden is begonnen.
	Einde werktijd: Als de eindtijd van de werkdag is ingevuld, wordt de onkostensoort alleen toegepast als de werknemer tussen de ingevulde tijden is gestopt.
Tijdsinterval	Dit is eigenlijk geen filter. De tijdsinterval selecteert alleen tussen welke werktijden de onkosten moet worden toegepast.   Als een tijdsinterval doorloopt over 00:00 wordt de onkostenregel voor een dag toegepast op de daadwerkelijke dag. Als een onkosten is ingesteld om per uur mee te lopen, maar alleen op donderdag met een tijdsinterval tussen de 22:00 en 02:00, betekent dit dat deze daadwerkelijk op donderdag wordt toegepast van 00:00 tot 02:00, en van 22:00 tot 00:00 op dezelfde donderdag. De onkosten worden dus niet toegepast op uren die daadwerkelijk zijn gewerkt op vrijdag van 00:00 tot 02:00.
Aantal uren per dag	Als de werknemer tussen X en X uren heeft gewerkt, wordt de onkosten toegepast. Als de werknemer minder dan de 'van' of meer dan de 'tot' heeft gewerkt, zal de onkostensoort niet worden gebruikt.
Beschikbare dagen	Dit zijn de dagen waarop de onkostensoort kan worden gebruikt. Als bijvoorbeeld maandag, woensdag en vrijdag zijn geselecteerd, kan de onkostensoort niet op andere dagen worden toegepast.
Toepassen over niet-gewerkte uren	Toepassen vanaf start dag (0:00-T) : Hiermee kan een vergoeding worden ingericht voor alle uren vanaf middernacht tot het einde van een gewerkte dienst. Als er bijvoorbeeld gewerkt wordt van 07:00 - 12:00 dan wordt deze vergoeding toegepast van 0:00 - 12:00 (dus over 12 uur)  Toepassen tot einde werkdag (T-0:00) : Hiermee kan een vergoeding worden ingericht voor alle uren vanaf de start van een gewerkte dienst, tot middernacht. Als er bijvoorbeeld gewerkt wordt van 13:00 - 18:00 dan wordt deze vergoeding toegepast van 13:00 - 0:00 (dus over 11 uur)
Type ontrafeling	Bij Type ontrafeling is het mogelijk om een type ontrafeling te kiezen. Als deze is ingevuld, kan deze alleen gebruikt worden bij dat type ontrafeling. Bijvoorbeeld: Als in de onkosten gekozen is om 2-ploegendienst te gebruiken en de werknemer vervolgens alleen uren invoert voor de 3-ploegendienst, zal deze onkostensoort niet worden toegepast.

 

Configuratie - van-/tot tijden inschakelen op de plaatsing

Om op een plaatsing de van-/tot tijden zichtbaar te maken op de Timesheet moet je de volgende velden correct instellen. 

1. Timesheet op basis van urenontrafeling -> Dit selectievakje moet ingeschakeld zijn. Dit gebeurt automatisch voor iedere nieuwe plaatsing die je aanmaakt als urenontrafeling op omgevingsniveau is ingeschakeld. Eventuele bestaande plaatsingen moeten dus nog geüpdatet worden nadat de urenontrafeling wordt ingeschakeld

 

2. Type urenregistratie -> Dit veld heeft 3 opties waarmee je voor een specifieke plaatsing kunt bepalen op welke manier er uren geregistreerd kunnen worden

a) Alleen via invoer van uren -> Als deze waarde geselecteerd is dan is er geen mogelijkheid om van/tot tijden in te voeren

b) Alleen via invoer van van/tot tijden -> Als deze waarde geselecteerd is er aan in de app (opdrachtgever en de werknemer) alleen de mogelijkheid om van/tot tijden in te voeren. Binnen Tigris is er de mogelijkheid om van/tot tijden in te voeren, maar ook blijft ook altijd de mogelijkheid om zelf uren in te voeren om zo bijzonderheden (bijvoorbeeld ziekte uren) te kunnen loggen 

c) Invoer van zowel uren als van/tot tijden -> Als deze waarde geselecteerd is dan is er, zowel in de app als in Tigris, de mogelijkheid om van/tot tijden in te voeren, en ook separaat uren te registreren

 

Voorbeelden van de ontrafeling

Voor onderstaande voorbeelden gebruiken we het volgende schema:

(Klik hier om de afbeelding in een volledig scherm te openen)

 

 

Zomer- en wintertijd

De ontrafelingsmodule in Tigris houdt geen rekening met het verzetten van de klok van zomer- naar wintertijd of andersom. Hou hier dus rekening mee in het registreren van de uren als er een dienst gewerkt wordt op het moment dat de klok verzet wordt.

• Zomertijd naar wintertijd: de klok gaat hier een uur achteruit, dus moet je een uur meer registreren als je gedurende de wijziging werkt
  • Voorbeeld: Je werkt van 22:00 - 05:00 in de nacht dat de klok achteruit gaat. Registreer een extra uur, dus bijvoorbeeld van 22:00 - 06:00 om het missende uur wel als gewerkte tijd mee te nemen 

• Wintertijd naar zomertijd: de klok gaat hier een uur vooruit, dus moet je een uur minder registreren als je gedurende de wijziging werkt. 
  
  • Voorbeeld: Je werkt van 22:00 - 05:00 in de nacht dat de klok vooruit gaat. Registreer een pauze van 02:00u - 03:00u om dit uur niet mee te nemen als gewerkte tijd