Contracten

Om een werknemer* correct te kunnen verlonen is er een geldig contract nodig in Tigris. Het contract kan worden aangemaakt voordat er plaatsingen worden aangemaakt voor de betreffende werknemer, of pas nadat de plaatsing al gemaakt is. Als de plaatsing wordt aangemaakt, voordat er een geldig contract is, dan kan er geen tijd worden geschreven zolang er geen geldig contract wordt gemaakt.

Contract aanmaken

Een contract kan worden aangemaakt vanaf de gerelateerde lijst 'Contracten' onder de werknemer:

Bij het aanmaken van een contract moet je aangeven wat voor contract het is, van wanneer tot wanneer het contract geldig is, hoeveel uren per week er van toepassing zijn. Hieronder een overzicht van alle velden die van toepassing zijn op een contract.

• Fase: Selecteer hier de Fase die van toepassing is, of geef aan als het een Inleen- of ZZP-overeenkomst betreft.
• Entiteit: Als er met meerdere entiteiten wordt gewerkt in Tigris, moet er gekozen worden voor welke entiteit het contract wordt gemaakt.
• Startdatum: Geef hier de startdatum van het contract in.
• Einddatum: Geef hier de einddatum van het contract in. Is deze niet bekend, dan kan deze open worden gelaten. Als er nog een contract is zonder einddatum, zal er geen nieuw contract gemaakt kunnen worden, omdat er maar 1 actief contract kan zijn in een periode.
• Invloed verzekeringsplicht: Hier moet worden aangegeven of het contract een oproepcontract betreft of niet. Als dit veld niet wordt gevuld, dan zal dit wordt behandeld als een normaal contract (=geen oproep).
• Dagen per week: In deze keuzelijsten kan er gekozen worden hoeveel uur er per dag gewerkt wordt. Het totaal van de week wordt vervolgens gebruikt als Contracturen per week.
• Validatie urenregistratie**: Hier kan worden aangegeven of er een gevalideerd moet worden of er minimaal het aantal vereiste uren wordt geregistreerd op de Timesheet. Deze validatie werkt zowel in Tigris, als in de app voor de werknemer of opdrachtgever. Er zijn hier 3 opties (een leeg veld wordt hetzelfde behandeld als de optie 'Geen'):
  • Geen: Er wordt geen validatie toegepast 
  • Waarschuw bij registratie: Er komt een gele waarschuwing op het moment dat een Timesheet wordt opgeslagen en er te weinig uren zijn geregistreerd. Het versturen voor goedkeuring of het goedkeuren zelf wordt niet geblokkeerd
  • Blokkeer bij registratie: Er komt rode foutmelding op het moment dat een Timesheet wordt opgeslagen en er te weinig uren zijn geregistreerd. Het versturen voor goedkeuring of het goedkeuren zelf worden geblokkeerd

Als het contractrecord is aangemaakt, kan er eventueel een document worden gemaakt op basis van dit record via de knop 'Genereer document'. Klik hier voor verdere uitleg over templates en documenten

Documenten die vanaf het contract gemaakt worden, worden automatisch gerelateerd aan het contract record, en aan de gerelateerde werknemer. 

 Contract koppelen aan plaatsing

Er zijn meerdere opties beschikbaar hoe een contract en een plaatsing zich verhouden. Al deze werkwijzen worden ondersteund:

• Contract is gelijk aan plaatsing: Looptijd van het contract en de plaatsing zijn gelijk. Ook het aantal uur op de plaatsing is gelijk aan het aantal contracturen
• Contract is geldig tijdens meerdere plaatsingen: Looptijd van het contract is langer als dat van de plaatsing, of de arbeidsduur is verspreid over meerdere plaatsingen
• Plaatsing loopt langer dan het contract: De looptijd van de plaatsing is langer als de looptijd van het (initiële) contract. 

Ongeacht de werkwijze kan een plaatsing op een bepaald moment maar aan 1 actief contract gekoppeld zijn. Daarom is een een opzoekrelatie op de plaatsing naar het contract. Deze wordt bij het aanmaken van de plaatsing gevuld als er al een geldig contract is. Anders moet het contract na het aanmaken van de plaatsing nog worden gekoppeld.

Plaatsing aanmaken als er al een contract is

Bij het aanmaken van de plaatsing wordt op basis van de startdatum van de plaatsing, in combinatie met het geselecteerde contracttype direct gekeken of er een geldig contract is. Als deze aanwezig is, dan wordt dit contract automatisch geselecteerd:

Aan de hand van het contract wordt het aantal uren per week automatisch ingevuld. Als het aantal uren voor de plaatsing gelijk is aan het aantal uren op het contract, dan hoeft dit dus niet meer aangepast te worden. Als de plaatsing een afwijkend aantal uren heeft (bijvoorbeeld omdat er meerdere plaatsingen zijn voor deze werknemer), dan kan hier het afwijkende aantal worden ingegeven.

Na het aanmaken van de plaatsing zal het veld 'Contract' gevuld zijn.

Plaatsing aanmaken zonder een geldig contract

Als er geen geldig contract is, zal dit veld niet-selecteerbaar zijn tijdens het maken van de plaatsing

Als de plaatsing toch wordt aangemaakt, zal er een waarschuwing verschijnen:

Zoals in de melding weergegeven, mist het contract en kunnen er dus geen Timesheet worden aangemaakt. Alle andere bewerkingen van de plaatsing kunnen wel gewoon uitgevoerd worden. Als er toch een Timesheet wordt gemaakt (in Tigris of via de app), dan zal alle invoer geblokkeerd worden en er een melding verschijnen dat er geen geldig contract is:

Als het contract later is aangemaakt, kan er vanaf dat moment direct tijd worden geschreven. Hiervoor is het niet nodig dat de plaatsing eerst nog aan het contract gekoppeld wordt.

Als je het contract na het aanmaken ook als direct aan de plaatsing wilt koppelen (bijv. om documenten vanaf de plaatsing te genereren met daarin contractinformatie), kan dit via de opzoekrelatie 'Contract' op de plaatsing. Hier worden alleen contracten van de werknemer getoond die overeenkomst met het contracttype van de plaatsing:

Als het contract niet handmatig gekoppeld wordt aan een plaatsing, zal dit automatisch gebeuren. Dagelijks wordt namelijk gecheckt of de plaatsing nog wel aan het juiste contract hangt, en indien nodig wordt automatisch het nieuwe, geldige contract aan de plaatsing gekoppeld. Dit gebeurt dus ook als de plaatsing langer loopt dan het initiële contract, en er tijdens de plaatsing een nieuw contract wordt gemaakt.

* Voor Inleenkrachten en ZZP'ers is er op organisatieniveau de keuze of er wordt afgedwongen dat er een geldig contract moet zijn

** Als het veld 'Uren per week' op de plaatsing gevuld is, wordt het aantal uren op de Timesheet gevalideerd tegen dit veld. Als 'Uren per week' op de plaatsing leeg is, wordt er gekeken naar 'Totaal aantal contracturen' op het gerelateerde contract