Inhoudsopgave
Kilometerberekening op de Timesheet
Algemeen
Tigris heeft een integratie met de Google Cloud API, zodat er op basis van een vertrekadres en werkadres een afstand wordt berekend en dat er op basis van deze afstand direct een onkostenvergoeding kan worden gemaakt.
Vaste reiskostenvergoeding
Als een plaatsing wordt aangemaakt, wordt het huisadres automatisch als vertrekadres naar de plaatsing gekopieerd. Daarnaast is het mogelijk om een bestemmingsadres op te geven. Deze adressen worden als default gebruikt voor de berekening van de kilometers.
Vertrek- en aankomstadres op plaatsing
Het is niet verplicht om deze velden te vullen of te gebruiken. Op de afstandscalculator zelf kunnen de adressen ook ingevuld/gewijzigd worden.
De afstandscalculator kan gebruikt worden vanaf de plaatsing. Dit component is te vinden onder de tab 'Tarieven en onkosten'
Als de afstandscalculator wordt geopend, staan automatisch de adressen van de plaatsing vooringevuld. Deze dienen te worden bevestigd of aangepast naar het juiste adres:
Zodra de adressen zijn geselecteerd, wordt de afstand (enkele reis) weergegeven. Bij het berekenen van de afstand wordt altijd naar de korte route in kilometers gekeken, dus onafhankelijk van eventueel verkeer.
Als de checkbox 'Retour' wordt aangevinkt, dan wordt de afstand van de heen- en terugreis samen weergegeven:
Naast het berekenen van de afstand is het mogelijk om direct een onkostenvergoeding aan te maken. Hiervoor dienen de velden startdatum, einddatum, vergoeding per kilometer en de selectie van een onkosten template:
Startdatum: Staat standaard op de startdatum plaatsing, is aan te passen.
Einddatum: Als er al een einddatum voor de vergoeding bekent is, kan deze direct worden ingevoerd. Als deze niet bekend is, kan dit eventueel later op de onkostensoort worden aangepast.
Vergoeding per kilometer: Dit bedrag wordt gebruikt om de vergoeding per dag te berekenen door het aantal kilometers te vermenigvuldigen met het bedrag per kilometer.
Onkosten template: Hier kan een voorgedefinieerde reiskostenvergoeding worden geselecteerd die wordt gebruikt als basis om de onkostensoort aan te maken. Belangrijk: alleen onkosten templates van het type 'Toepassen per' = 'Per dag' kunnen hier worden geselecteerd. Voor meer informatie over het aanmaken/beheren van onkosten templates: klik hier
Als er een onkosten template is geselecteerd, kan een onkostensoort worden aangemaakt:
De onkostensoort wordt dan aangemaakt volgens de instellingen op de onkosten template. Het bedrag per dag wordt automatisch ingevuld op basis van de kilometers en de vergoeding per kilometer. Het aantal kilometers en de adressen worden ook direct gekopieerd naar de onkostenvergoeding, zodat er altijd is terug te zien waarop de vergoeding gebaseerd is.
Kilometerberekening op de Timesheet
Als er geen vaste reiskostenvergoeding per dag is ingesteld, dan wil je mogelijk gebruik maken van een variabele berekening op de Timesheet zelf. Om dit te kunnen gebruiken moet er een geldige onkostensoort zijn op de betreffende plaatsing, waarbij het vinkje Gebruik bij afstandsberekening ingeschakeld staat. Deze optie is aanwezig op onkostensoorten waarbij Toepassen per op Eenheid staat, en er ook een bedrag per eenheid (bijvoorbeeld €0.23) is ingevoerd.
Op de Timesheet is dan de knop Afstandsberekening beschikbaar:
Als je hierop klikt, opent er een scherm waar standaard het adres van de betreffende werknemer en het adres van het standaardproject worden ingeladen. Als een adres niet bekend is, of als er een ander adres van toepassing is, dan kunnen deze aangepast worden.
Zodra er een 2 adressen bekend zijn, wordt het aantal kilometers van een enkele reis getoond. Er kan worden aangegeven of de reis een retour betreft, waarbij er dubbel zoveel kilometers worden toegepast.
Per dag kunnen 1 of meerdere reizen geboekt worden, door een dag te selecteren en dan via het plusje deze toe te voegen aan de lijst
Bij het toevoegen van een reis, wordt deze toegevoegd aan de lijst met te declareren kilometers:
Via de knop Aanmaken worden de onkostenregels aangemaakt en toegevoegd aan de Timesheet
Op de onkostenregels worden de volgende velden gelogd, zodat je hiermee kunt aantonen op basis van welke locaties er een vergoeding is uitgekeerd:
- Vertrekadres
- Bestemmingsadres
- Retour
Configuratie
Om gebruik te maken van de Google maps API moet er een geldige key aanwezig zijn op de Configuratiepagina -> Bedrijfsinstellingen -> Google places API key
Mocht je niet over een eigen key beschikken, neem dan contact op met Tigris zodat wij deze kunnen configuren
Reiskostenvergoeding per dag
Indien de afstandsberekening niet zichtbaar is op de plaatsing, dan moet het component PlacementDistanceCalculator worden toegevoegd aan de Lightning Recordpagina. Ga hiervoor naar Pagina bewerken en zoek het component op.
Plaats het component vervolgens op de pagina, maar zorg ervoor dat deze niet op een deel van de pagina staat is die standaard wordt ingeladen bij het openen van een plaatsing. Plaats het component bijvoorbeeld onder een kopje Afstandsberekening in een Accordeon. Hiermee wordt voorkomen dat bij het openen van de plaatsing er iedere keer een call wordt gedaan naar Google Maps om de adressen op te halen
Er kunnen verschillende kilometervergoedingen van toepassing zijn. De juiste vergoedingen per kilometer kunnen beschikbaar worden gesteld via het veld Vergoeding per kilometer (Tigris__Reimbursement_per_KM__c) op het object Onkostensoort
Kilometerberekening op de Timesheet
Om de knop Afstandsberekening beschikbaar te maken op de Timesheet moet de instelling Afstandsberekening op de Timesheet ingeschakeld staan op omgevingsniveau. Deze instellingen is te vinden op: Configuratiepagina -> Bedrijfsinstellingen -> Timesheet instellingen
Als deze instelling aan staat, en er een geldige onkostensoort is op een Timesheet, dan kan er gebruik gemaakt worden van deze functionaliteit: zowel op de Timesheet in Tigris en op de Timesheets via de apps