Beperkingen in toepassen ET-regeling
De ET-regeling en totaalreserveringstimesheets
Wijzigingen per 2025: Uitruil tegen BT, PKS, reiskostenvergoeding tegen 23 cent
ET-gewerkte week: Wel of geen uitruil en inhoudingen?
ET-informatie op de loonstrook
Inleiding
Bij een werknemer kan de ET-regeling van toepassing worden verklaard. Dit kan gedaan worden door onder het tabblad 'Plaatsing' op de werknemer een ET-regeling aan te maken.
Vervolgens moet er een geldigheidsperiode worden opgegeven voor de ET-regeling. Bij het schrijven van uren voor een bepaalde week wordt er dan gekeken of er een ET-regeling is, en of deze geldig is in deze week.
Beperkingen in toepassen ET-regeling:
- De ET-regeling kan alleen gebruikt worden in combinatie met week- of 4-wekenverloning.
- De ET-regeling kan niet gebruikt worden in combinatie met vast loon.
- De ET-regeling werkt alleen correct als er voor een medewerker maar een plaatsing in een week actief is. De situatie waarbij de ene plaatsing op dinsdag eindigt, en de andere plaatsing op woensdag begint, kunnen we niet correct afhandelen. In dit geval zal er maar over 1 timesheet een netto inhouding voor de huisvesting (en zorgverzekering) worden toegevoegd. Ook zal er over 2 verschillende timesheets heen geen rekening gehouden kunnen worden met de maximale ET-kosten, of met de maximale bruto inhouding voor huisvesting als de optie 'Huisvesting als verstrekking' wordt gebruikt.
De ET-regeling en totaalreserveringstimesheets
-De inhouding voor huisvesting en voor zorgverzekering wordt (standaard) ook gedaan op totaal-reserveringstimesheets.
Dit betekent in de praktijk dat timesheets aangemaakt door de automatische feestdagen-batch deze onkosten kan bevatten. Deze worden dan niet langer toegepast op reguliere timesheets voor die week, waardoor er vaak te weinig wordt ingehouden, aangezien de berekening dan plaats vindt op basis van de uren voor een enkele dag.
Het is dus aan te raden eerst alle reguliere timesheets voor een week aan te maken, voordat de batch voor feestdagen wordt gedraaid voor de voorgaande week.
Sinds de April-update van 2025 is het mogelijk om de inhoudingen voor huisvesting en zorgverzekering niet toe te passen op totaalreserveringstimesheets:
Dit kan ingesteld worden per ET-regeling, met het veld Geen inhoudingen op TR-TS (Tigris__No_withdrawal_for_TR_TS__c)
ET-Kosten
Hierna kunnen de verschillende kostencomponenten voor ET worden opgevoerd. De volgende waardes kunnen daarvoor worden ingevoerd
Afstand Thuisland-Nederland in km: hier kan een aantal kilometers (enkele reis) worden opgevoerd, en het aantal weken dat een werknemer naar het thuisland gaat. Tigris berekent dan het bedrag voor uitruil
Na .. weken naar thuisland: Geeft aan na hoeveel weken de kandidaat het thuisland bezoekt
Overige vervoerskosten: Hierin voer je eventuele overige kosten in zoals een treinticket en/of vliegtuigticket
Kosten levensonderhoud: Bedrag wat gebruikt mag worden voor uitruil
Kosten huisvesting: Bedrag wat gebruikt mag worden voor uitruil
Na het invullen van bovenstaande kostencomponenten worden de volgende waardes berekend in onderstaand velden.
Totaal ET-kilometers: Hierin wordt de totale reis berekend in kilometers op basis van Afstand Thuisland-Nederland in km.
ET-KM's uit te ruilen per week: Hierin worden het aantal uit te ruilen kilometers per week weergegeven. Deze wordt berekend door het 'totaal ET-kilometers' te delen door 'Na .. weken naar thuisland'
Kosten vervoer thuisland: Aantal kilometers per week berekend tegen de geldende vergoeding per km
ET kosten per week: Dit is de som van de waarde kosten vervoer thuisland, kosten levensonderhoud en kosten huisvesting.
Inhouding
Zorgverzekering: hier kan het bedrag voor de zorgverzekering worden ingegeven, en kan worden aangegeven of dit moet worden ingehouden op het loon.
Huisvesting: Hier kan worden aangegeven of de kosten voor de dubbele huisvesting moeten worden verrekent met het loon. Dit wordt dan ingehouden tot een maximum van 25% van het bruto loon.
Na het invullen van deze velden gaat de berekening van de juiste ET-uitruil en het inhouden verder automatisch. De eventuele inhoudingen staan automatisch op de Timesheet, en de bruto ET-inhouding en netto ET-vergoeding worden berekent aan de hand van de ingevoerde waarden.
ET-vergoeding buiten uitruil
Als er niet genoeg loonruimte is om alle ET-kosten uit te ruilen, dan is er nog een optie om deze kosten die buiten de uitruil vallen toch volledig te vergoeden. Om dit toe te passen moet het vinkje bij 'Vergoed alle ET-kosten' aan worden gezet*
Wanneer aangevinkt, zal Tigris automatisch een netto onkostenvergoeding aanmaken voor het verschil van de werkelijke ET-kosten en wat kon worden uitgeruild.
Voorbeeld:
ET-kosten per week: 100
Max uitruil: 80
Restant 20 -- dit zal automatisch worden vergoed als “ET kosten buiten uitruil”
NB - het is momenteel niet mogelijk dit alléén voor de reiskostencomponent te doen. Het totaalbedrag wordt in de berekening meegenomen.
NB2 - wanneer je van deze optie gebruik wilt maken, dient de loonjournaalpost te worden aangepast om de onkostencomponent weg te boeken omdat deze anders verschillen zal opleveren. Hiervoor zal bestede tijd in rekening worden gebracht.
* Als dit veld niet beschikbaar is kan de systeembeheerder deze toevoegen aan de layout
Algemene berekening uitruil
Zoals aangegeven kunnen de kosten voor dubbele huisvesting tot maximaal 25% van de WML-waarde op de timesheet worden uitgeruild.
Wat betreft de overige uitruil: Er zijn drie voorwaarden waar rekening mee wordt gehouden.
1. Er wordt maximaal tot WML uitgeruild.
2. Er wordt tot maximaal de ET-kosten uitgeruild.
3. Er wordt maximaal 30% uitgeruild van de bruto-waarde van de uren op de timesheet.
De eerste voorwaarde waar de ET-regeling aan voldoet, zal de uit te ruilen waarde bepalen.
De volgorde van uit te ruilen componenten kan worden ingesteld op de configuratiepagina onder bedrijfsinstellingen:
LET OP: Toeslagen en compensatieuren (ADV, Overuren, Scholingsuren, Zorgverlofuren) worden tegen 100% ruilvoet uitgeruild, en niet tegen 81%.
Voorbeeld:
De ET-regeling zal op urenregels kijken wat het verschil is tussen WML en het uurloon om tot de maximaal uit te ruilen waarde per uur is.
Het WML per 2024 is 13,27 euro per uur. Het uurloon is 18 euro. Er wordt 40 uur gewerkt. De totale ET-kosten zijn 200 euro per week.
18 euro per uur min 13,27 euro WML = 4,73 euro per uur aan mogelijke uitruilwaarde. 40 uur x 4.73 euro uitruil per uur = 189,20 euro. Dit zijn normale uren, die worden uitgeruild tegen 81%. 189,20 euro / 0.81 is 233,58 euro. Dit is het maximumbedrag dat volgens voorwaarde 1 kan worden uitgeruild.
De totale ET-kosten zijn 200 euro per week. Dit is het maximumbedrag dat volgens voorwaarde 2 kan worden uitgeruild.
De bruto waarde van deze uren is dan 18 x 40 uur = 720 euro. 30% van 720 euro is 216 euro. Dit is het maximale bedrag dat volgens voorwaarde 3 kan worden uitgeruild.
De voorwaarde die in dit voorbeeld als eerste wordt bereikt / tot de laagst in te houden waarde leidt, is voorwaarde 2. Er kan dus maximaal 200 euro worden uitgeruild.
Wijzigingen per 2025: Uitruil tegen BT, PKS, reiskostenvergoeding tegen 23 cent
Per 2025 vervalt de ET-81 uitruil. Deze wordt volledig vervangen door de ET-100 uitruil. Vanaf week 1 2025 vind dus alle uitruil in Tigris plaats tegen ET-100
De uitruil tegen 81% komt volledig te vervallen. Tigris zal vanaf 30-12-2024 (de start van week 1) alleen nog maar uitruilen tegen 100%. Dit betekent ook dat de ET-regeling niet langer de grondslag voor reserveringen zal verlagen.
Uitruil tegen bijzonder tarief
- Overuren zullen voortaan tegen BT-tarief worden uitgeruild op een nieuwe onkostensoort die op looncode 3063 naar NMBRS wordt gestuurd. Dit zodat er uitgeruild wordt tegen bijzonder tarief.
- De volgorde voor BT-uitruil of normale uitruil is in te stellen in de bestaande component onder Bedrijfsinstellingen op de configuratiepagina:
Als BT-tarief uitruil bovenaan wordt gezet, zal er eerst tegen Bijzonder tarief (indien er overuren geschreven zijn) worden uitgeruild.
Standaard staat deze optie nu onderaan, en vindt de uitruil eerst over uursoorten plaats die tegen normaal tarief worden verloond.
In de proforma is de optie Eerst ET-100 BT uitruilen toegevoegd. Deze optie kan worden gebruikt voor als er eerst tegen ET-100 BT uitgeruild wordt in de verloning:
Percentage inhouding huisvesting: PKS
- Op de ET-regeling is het voortaan mogelijk om aan te geven of huisvesting PKS-gecertificeerd is of niet. Dit bepaald of er tot maximaal 20% of 25% van 40 WML-uren wordt ingehouden voor de huisvesting:
Standaard (bij het niet invullen van een waarde) wordt er 25% toegepast.
Met de update van januari is de optie toegevoegd om boven 25% WML in te houden, als er op een timesheet meer basisloon (dus maximaal tot contracturen, zonder overuren en toeslagen!) wordt verdiend, dan 40 x 140% van het WML.
Dit kan door het veld Laat de woningonttrekking > 25% zijn (Tigris__Allow_withdrawal_above_25__c) op de layout van de ET-regeling toe te voegen en de optie te activeren.
Dit wordt dan enkel toegepast indien:
- De uren op de timesheet, tot een maximaal loonpercentage van 100%, exclusief overuren, en tot het maximale aantal uren op een contract (om compliancy-redenen kiezen we bij contractwijzigingen gedurende een week voor het laagste aantal contract-uren) een waarde hebben die boven 40 x 140% WML liggen.
Indien deze grens voor een week niet wordt behaald, wordt er tot maximaal 25% WML ingehouden.
Reiskostenvergoeding (kosten op ET-regeling) naar 23 cent:
- Vanaf 2025 wordt er voor de ET-kosten voor reiskosten gerekend met 23 cent per kilometer.
- Dit zal op timesheets standaard worden toegepast (voor berekening van de totale ET-kosten). Op de ET-regeling zal dit zichtbaar zijn als de startdatum van de ET-regeling groter is dan 30-12-2024.
Huisvesting als verstrekking
Vanaf de April-update voor 2025 wordt het mogelijk om de huisvesting als verstrekking toe te passen op een timesheet.
Dit kan met het veld Huisvesting is verstrekking (Tigris__Housing_is_provision__c). Als deze optie aanstaat wordt de huisvesting gezien als een verstrekking met de waarde van de huisvesting.
Deze verstrekking wordt dan bruto uitgeruild.
- Aanname is dat de huisvesting als eerst wordt uitgeruild. Indien de huisvesting compleet kan worden uitgeruild, vindt er geen inhouding meer plaats voor de huisvesting.
- Indien de huisvesting niet compleet kan worden uitgeruild, vindt er een netto inhouding plaats voor de huisvesting, voor zover hier ruimte voor is.
Bijvoorbeeld: De verstrekking voor de huisvesting heeft een waarde van 120 euro. Er wordt 100 euro uitgeruild op de timesheet. 20 euro van de huisvesting kon dan niet worden uitgeruild. Deze 20 euro wordt (indien daar ruimte voor is volgens de gebruikelijke criteria) netto ingehouden.
- Indien de totale uitruil groter is dan de uitruil voor de huisvesting, volgt er een netto ET-vergoeding.
Bijvoorbeeld: De verstrekking voor de huisvesting heeft een waarde van 120 euro. Er wordt 150 euro uitgeruild op de timesheet (bruto ET-inhouding van 150 euro). Er is na de waarde van de huisvesting dus nog 30 euro uitgeruild. Deze 30 euro wordt netto uitbetaald op ET-onkosten.
ET-gewerkte week: Wel of geen uitruil en inhoudingen?
Vanaf de April-update voor 2025 wordt het mogelijk om op een ET-regeling te bepalen of er op een timesheet uitgeruild wordt, op basis van de geschreven uren.
Let op: Indien deze optie wordt gebruikt, worden uitbetaalde reserveringen nooit meegeteld voor een gewerkte week.
Dit kan door het component hourTypeConfigurator toe te voegen op de layout van de ET-regeling.
Verder moet er een optie geselecteerd zijn in het nieuwe veld Geen inhoudingen bij geen uitruil (Tigris__No_withdrawal_if_no_exchange__c).
- Indien de optie Geen inhouding huisvesting bij geen uitruil geselecteerd is, wordt er op een timesheet die niet telt als gewerkte ET-week, geen uitruil gedaan, en geen huisvesting ingehouden.
- Indien de optie Geen inhouding huisvesting en zorgverzekering geselecteerd is, wordt er op een timesheet die niet telt als gewerkte ET-week, geen uitruil gedaan, en geen huisvesting en zorgverzekering ingehouden.
- Indien de optie Geen inhouding zorgverzekering bij geen uitruil geselecteerd is, wordt er op een timesheet die niet telt als gewerkte ET-week, geen uitruil gedaan, en geen zorgverzekering ingehouden.
- Indien er geen optie geselecteerd is wordt er momenteel geen rekening gehouden met of de timesheet als gewerkte ET week geldt voor zowel de uitruil als de inhouding huisvesting en zorgverzekering. Dit is zo gemaakt zodat er niet met terugwerkende kracht ongewenste wijzigingen plaatsvinden op timesheets met alleen reserveringsopname.
Als bijvoorbeeld Feestdaguren zijn geselecteerd in het urencomponent op ET-regeling, wordt een week op de timesheet niet gezien als een gewerkte week voor de ET-regeling, als er alleen uren zijn geschreven van dit type, en er daarnaast alleen reserveringen opgenomen zijn.
In dat geval wordt er niet uitgeruild op de gehele timesheet, ook al past Tigris normaliter uitruil toe op bijvoorbeeld feestdaguren. Als de optie Geen inhouding huisvesting bij geen uitruil wordt gebruikt, zal er dan ook geen inhouding voor de huisvesting plaatsvinden.
Indien er dan ook maar 1 uur van een uursoort die wel meetelt voor een gewerkte ET-week wordt toegevoegd op de timesheet (bijvoorbeeld normale uren), zal er wel worden uitgeruild, ook over feestdaguren. Als de optie Geen inhouding huisvesting bij geen uitruil wordt gebruikt, zal er dan ook weer ingehouden worden voor de huisvesting.
Let op: Dit is een instelling per ET-regeling, en geen organisatie-brede instelling. Indien gewenst kunnen de juiste uursoorten geselecteerd worden bij het aanmaken van ET-regelingen via automatiseringen, maar dit is geen standaardonderdeel van Tigris.
ET-regeling zonder uitruil
Bij de lay-out van de ET- regeling is het mogelijk het veld ET-uitruil opties (Tigris__ET_exchange_options__c) toe te voegen, waarmee je dit kunt aangeven.
De werking van het veld is als volgt:
"Veld leeg" is ET-uitruil toepassen (Hierop staat het in eerste instantie bij iedereen met ET).
"ET-uitruil toepassen" is ET-uitruil toepassen.
"ET-uitruil niet toepassen" is ET-uitruil niet toepassen
De inhouding voor de zorgverzekering en/of huisvesting wordt dan wel toegepast.
ET-informatie op de loonstrook
Na de April-update voor 2025 is het mogelijk om de de waarde van ET-kosten of verstrekkingen voor huisvesting, vervoer en kosten levensonderhoud weer te geven op de loonstrook.
Deze optie (ET-exchange: Present housing and COLA cost on payslip) kan worden aangezet op de config page / bedrijfsinstellingen.
Als de optie actief staat zullen de waarden als volgt op de strook worden weergegeven (voor elke unieke ET-regeling die actief was voor de timesheets die verloond zijn op de strook):
Let op: Dit gaat om de kosten/verstrekkingen die ingesteld staan op de ET-regeling. Indien er minder is uitgeruild of minder is ingehouden, zal altijd het volledige bedrag worden weergegeven.