Bij een werknemer kan de ET-regeling van toepassing worden verklaard. Dit kan gedaan worden door onder het tabblad 'Plaatsing' op de werknemer een ET-regeling aan te maken.
Vervolgens moet er een geldigheidsperiode worden opgegeven voor de ET-regeling. Bij het schrijven van uren voor een bepaalde week wordt er dan gekeken of er een ET-regeling is, en of deze geldig is in deze week.
Beperkingen in toepassen ET-regeling:
- De ET-regeling kan alleen gebruikt worden in combinatie met week- of 4-wekenverloning.
- De ET-regeling kan niet gebruikt worden in combinatie met vast loon.
- De ET-regeling werkt alleen correct als er voor een medewerker maar een plaatsing in een week actief is. De situatie waarbij de ene plaatsing op dinsdag eindigt, en de andere plaatsing op woensdag begint, kunnen we niet correct afhandelen.
- De inhouding voor huisvesting en voor zorgverzekering wordt ook gedaan op totaal-reserveringstimesheets. Dit betekent in de praktijk dat timesheets aangemaakt door de automatische feestdagen-batch deze onkosten kan bevatten. Deze worden dan niet langer toegepast op reguliere timesheets voor die week, waardoor er vaak te weinig wordt ingehouden, aangezien de berekening dan plaats vindt op basis van de uren voor een enkele dag. Het is dus aan te raden eerst alle reguliere timesheets voor een week aan te maken, voordat de batch voor feestdagen wordt gedraaid voor de voorgaande week.
ET-Kosten
Hierna kunnen de verschillende kostencomponenten voor ET worden opgevoerd. De volgende waardes kunnen daarvoor worden ingevoerd
Afstand Thuisland-Nederland in km: hier kan een aantal kilometers (enkele reis) worden opgevoerd, en het aantal weken dat een werknemer naar het thuisland gaat. Tigris berekent dan het bedrag voor uitruil
Na .. weken naar thuisland: Geeft aan na hoeveel weken de kandidaat het thuisland bezoekt
Overige vervoerskosten: Hierin voer je eventuele overige kosten in zoals een treinticket en/of vliegtuigticket
Kosten levensonderhoud: Bedrag wat gebruikt mag worden voor uitruil
Kosten huisvesting: Bedrag wat gebruikt mag worden voor uitruil
Na het invullen van bovenstaande kostencomponenten worden de volgende waardes berekend in onderstaand velden.
Totaal ET-kilometers: Hierin wordt de totale reis berekend in kilometers op basis van Afstand Thuisland-Nederland in km.
ET-KM's uit te ruilen per week: Hierin worden het aantal uit te ruilen kilometers per week weergegeven. Deze wordt berekend door het 'totaal ET-kilometers' te delen door 'Na .. weken naar thuisland'
Kosten vervoer thuisland: Aantal kilometers per week berekend tegen de geldende vergoeding per km
ET kosten per week: Dit is de som van de waarde kosten vervoer thuisland, kosten levensonderhoud en kosten huisvestiging.
Inhouding
Zorgverzekering: hier kan het bedrag voor de zorgverzekering worden ingegeven, en kan worden aangegeven of dit moet worden ingehouden op het loon.
Huisvesting: Hier kan worden aangegeven of de kosten voor de dubbele huisvesting moeten worden verrekent met het loon. Dit wordt dan ingehouden tot een maximum van 25% van het bruto loon.
Na het invullen van deze velden gaat de berekening van de juiste ET-uitruil en het inhouden verder automatisch. De eventuele inhoudingen staan automatisch op de Timesheet, en de bruto ET-inhouding en netto ET-vergoeding worden berekent aan de hand van de ingevoerde waarden.
ET-vergoeding buiten uitruil
Als er niet genoeg loonruimte is om alle ET-kosten uit te ruilen, dan is er nog een optie om deze kosten die buiten de uitruil vallen toch volledig te vergoeden. Om dit toe te passen moet het vinkje bij 'Vergoed alle ET-kosten' aan worden gezet*
Wanneer aangevinkt, zal Tigris automatisch een netto onkostenvergoeding aanmaken voor het verschil van de werkelijke ET-kosten en wat kon worden uitgeruild.
Voorbeeld:
ET-kosten per week: 100
Max uitruil: 80
Restant 20 -- dit zal automatisch worden vergoed als “ET kosten buiten uitruil”
NB - het is momenteel niet mogelijk dit alléén voor de reiskostencomponent te doen. Het totaalbedrag wordt in de berekening meegenomen.
NB2 - wanneer je van deze optie gebruik wilt maken, dient de loonjournaalpost te worden aangepast om de onkostencomponent weg te boeken omdat deze anders verschillen zal opleveren. Hiervoor zal bestede tijd in rekening worden gebracht.
* Als dit veld niet beschikbaar is kan de systeembeheerder deze toevoegen aan de layout
Is het mogelijk om de ET-regeling aan te hebben zonder uitruil?
Bij de lay-out van de ET- regeling is het mogelijk een veld toe te voegen, waarmee je dit kunt aangeven.
Belangrijk om hierbij te weten is dat je met deze optie bij de persoon waar "ET-uitruil niet toepassen "aan staat geen uren kunt importeren.
De werking van het veld is als volgt:
"Veld leeg" is ET-uitruil toepassen (Hierop staat het in eerste instantie bij iedereen met ET).
"ET-uitruil toepassen" is ET-uitruil toepassen.
"ET-uitruil niet toepassen" is ET-uitruil niet toepassen
* Als importeren toch nodig is, zet optie voor import uit, na import aan, en keur daarna pas TS voor deze persoon goed.
Algemene berekening uitruil
Zoals aangegeven kunnen de kosten voor dubbele huisvesting tot maximaal 25% van de WML-waarde op de timesheet worden uitgeruild.
Wat betreft de overige uitruil: Er zijn drie voorwaarden waar rekening mee wordt gehouden.
1. Er wordt maximaal tot WML uitgeruild.
2. Er wordt tot maximaal de ET-kosten uitgeruild.
3. Er wordt maximaal 30% uitgeruild van de bruto-waarde van de uren op de timesheet.
De eerste voorwaarde waar de ET-regeling aan voldoet, zal de uit te ruilen waarde bepalen.
De volgorde van uit te ruilen componenten kan worden ingesteld op de configuratiepagina onder bedrijfsinstellingen:
LET OP: Toeslagen en compensatieuren (ADV, Overuren, Scholingsuren, Zorgverlofuren) worden tegen 100% ruilvoet uitgeruild, en niet tegen 81%.
Voorbeeld:
De ET-regeling zal op urenregels kijken wat het verschil is tussen WML en het uurloon om tot de maximaal uit te ruilen waarde per uur is.
Het WML per 2024 is 13,27 euro per uur. Het uurloon is 18 euro. Er wordt 40 uur gewerkt. De totale ET-kosten zijn 200 euro per week.
18 euro per uur min 13,27 euro WML = 4,73 euro per uur aan mogelijke uitruilwaarde. 40 uur x 4.73 euro uitruil per uur = 189,20 euro. Dit zijn normale uren, die worden uitgeruild tegen 81%. 189,20 euro / 0.81 is 233,58 euro. Dit is het maximumbedrag dat volgens voorwaarde 1 kan worden uitgeruild.
De totale ET-kosten zijn 200 euro per week. Dit is het maximumbedrag dat volgens voorwaarde 2 kan worden uitgeruild.
De bruto waarde van deze uren is dan 18 x 40 uur = 720 euro. 30% van 720 euro is 216 euro. Dit is het maximale bedrag dat volgens voorwaarde 3 kan worden uitgeruild.
De voorwaarde die in dit voorbeeld als eerste wordt bereikt / tot de laagst in te houden waarde leidt, is voorwaarde 2. Er kan dus maximaal 200 euro worden uitgeruild.