Facturatieproces

Inhoud

Factureringsproces

Filtering

Kolommen

Overzicht te factureren

Acties

Facturen versturen per email

De opties m.b.t. facturering zijn te vinden op de helppagina 'Opdrachtgevers & contactpersonen'

Factureringsproces

Alle uren of onkosten die goedgekeurd zijn, en die gefactureerd moeten worden krijgen de status, klaar voor factureren. Hierdoor komen deze uren klaar te staan op het tabblad 'Factureringsproces'. Hiernaast komen ook de handmatige facturen hier te staan. Vanuit dit overzicht wordt dus de eigenlijke facturatie gedaan.

Filtering

Er zijn verschillende filteropties beschikbaar om de complete lijst van terug te filteren, en alleen een selectie van de klaarstaande uren te factureren

• Opdrachtgever: Selecteer alle Timesheets van 1 opdrachtgever
• Werknemer: Selecteer alle Timesheet van 1 werknemer
• Startdatum / Einddatum: Selecteer alle Timesheets die binnen een bepaalde datumrange vallen
• Weeknummer start / eind: Selecteer alle Timesheets van een specifieke week of range van weken

Kolommen

1. Signalering op ontbrekende zaken

• Rood: Het maken van een factuur wordt geblokkeerd. Dit gebeurt als het factuuradres van de betreffende opdrachtgever niet is gevuld
• 
• Oranje: De Timesheet wordt standaard uitgesloten van facturatie, maar kan eventueel wel handmatig worden toegevoegd. Dit gebeurt als niet alle vereiste zaken zijn opgevoerd, zoals een projectnummer, een bijlage bij de Timesheet, of een contactpersoon voor facturatie. Deze zaken zijn per opdrachtgever in te stellen
• 

2. Inbegrepen: Geeft aan of een Timesheet is inbegrepen bij de facturatie. Een Timesheet wordt standaard uitgesloten als er een signalering is op missende zaken (punt 1), of kan handmatig worden uitgesloten door de slider uit te zetten. De gebruiker wordt dan gevraagd om een datum op te geven wanneer deze Timesheet wel weer gefactureerd moet worden, en wat de reden van uitstel is.

3. Naam opdrachtgever: Opdrachtgeversnaam met link naar het betreffende record.

4. E-mailadres: overzicht van de e-mailadressen waar de factuur naartoe gestuurd gaat worden. Dit zijn dus alle Contacpersonen met de rol 'Facturatie' voor de betreffende opdrachtgever

5. Versturen: Slider om te bepalen of de e-mail met de factuur wel of niet verzonden moet worden

6. Werknemer: Naam werknemer met link naar het betreffende record.

7. Weeknummer: Het weeknummer van de Timesheet (als het een credit- of een handmatige factuur betreft is deze kolom dus leeg)

8. Timesheet: Timesheetnummer met link naar het betreffende record. Als het een credit- of handmatige factuur betreft, staat hier een link naar de originele factuur

9. Uurloon/Extern tarief

10. Totaal uren: Aantal facturabele uren voor de betreffende Timesheet

11. Totaal bedrag uren: Totaal factuurbedrag voor de facturatabele uren voor de betreffende Timesheet

12. Totaal bedrag vergoedingen: Totaal factuurbedrag voor de vergoedingen voor de betreffende Timesheet

13. Informatie: Link naar de betreffende Timesheet. Hier kan ook eventueel nog het projectnummer worden toegevoegd aan een al goedgekeurde Timesheet.

Overzicht te factureren

Geheel onderaan zie je direct hoeveel Timesheet er gefactureerd gaan worden volgens de huidige selectie, en de totale waarde van al deze Timesheets.

Acties

Rechtsboven staan de actieknoppen om de facturatie te starten. Er zijn hier twee mogelijkheden: 

1. Previewfactuur: dit genereert de factuur zoals deze verstuurd zou gaan worden, alleen krijgt deze de status 'Previewfactuur', en wordt er nog geen factuurnummer toegekend. Dit type factuur geeft dus een controlemogelijkheid hoe de factuur opgebouwd zou gaan worden op basis van de instellingen van de betreffende opdrachtgever. Een previewfactuur kan dus ook weer worden verwijderd, wat met een definitieve factuur niet mogelijk is.

2. Start factureren: Hiermee wordt de uiteindelijke factuurbatch opgestart. Alle geselecteerde items worden meegenomen in de batch. Ook worden automatisch de bijlagen die op de Timesheet zijn gemarkeerd als 'toevoegen aan factuur' toegevoegd achter de eigenlijke factuur. 

Facturen versturen per email

Facturen worden na het aanmaken automatisch verstuurd per email. Dit is uit te schakelen door het het vinkje onder 'Versturen' uit te zetten. De factuur wordt dan wel aangemaakt, maar niet verzonden.

Let op: het versturen van de emails gaat via met een batch, dus het kan enkele uren duren voordat alle facturen verzonden zijn.