Als facturen moeten worden verzonden naar de opdrachtgever, kunnen deze via het factureringsproces worden verwerkt en verstuurt.
Inhoud
Factureringsproces
Filtering
Kolommen
Overzicht te factureren
Acties
Facturen uitsluiten van facturatie
De opties m.b.t. facturering zijn te vinden op de helppagina 'Opdrachtgevers & contactpersonen'
Factureringsproces
Als er goedgekeurde timesheets zijn waarop facturabele uren en/of onkosten zijn, komen deze, samen met handmatige facturen in het factureringsproces terecht. Deze pagina kun je vinden in de appstarter door te zoeken naar Factureringsproces
- Klik op de appstarter:
- Zoek naar 'Factureringsproces'
- Klik het item 'Factureringsproces' aan
Het factureringsproces ziet er als volgt uit (voorbeeld):
Het factureringsproces is opgesplitst in delen. Zo kun je type: 'Opdrachtgevers' selecteren om normale facturen te factureren. Indien er gebruik gemaakt wordt van de selfbilling functionaliteit, zal er een knop beschikbaar komen waarmee je tussen de modus 'Opdrachtgevers' en 'ZZP/selfbilling' kunt wisselen.
Ook is de modus Opdrachtgevers opgesplitst in twee onderdelen: Weekfacturatie en Maandfacturatie.
Standaard staat op een opdrachtgever weekfacturatie aan. Om maandfacturatie te gebruiken, moet op de opdrachtgever het veld Facturatieperiode op Maand worden gezet.
Onderstaande knoppen zijn te vinden rechtsboven op de pagina in het factureringsproces.
Filtering
Er zijn verschillende filteropties beschikbaar om de complete lijst terug te filteren. De volgende filteringen zijn momenteel te gebruiken
- Entiteit: Selecteer de entiteit van de plaatsing/factuur (Alleen bij gebruik van meerdere entiteiten)
- Opdrachtgever: Selecteer alle Timesheets van de ingevulde opdrachtgever
- Werknemer: Selecteer alle Timesheet van de ingevulde werknemer
- Startdatum / Einddatum: Selecteer alle Timesheets die binnen een bepaalde datumbereik vallen
- Weeknummer start / eind: Selecteer alle Timesheets van een specifieke week reeks van weken
Kolommen
De volgende kolommen worden weergegeven in het factureringsproces
(Klik hier om de afbeelding in een volledig scherm te openen)
1 - Signalering
Als de timesheet/factuur niet zomaar gefactureerd kan worden, terwijl de facturatie niet uitgesteld is, zal hier een melding weergegeven worden. Deze kunnen bekeken worden door de muis over de waarschuwing te houden. De volgende meldingen komen hier voor:
Rood: - De factuur kan niet verstuurd worden. Dit probleem moet dan eerst opgelost worden;
- Factuuradres is leeg
Het factuuradres op de opdrachtgever is niet ingevuld. Vul deze op de opdrachtgever in - Timesheet is nog niet volledig berekend. Wacht een paar minuten voordat u probeert het te factureren
Iedere 15 minuten worden de omzet, marge en meer gegevens op de nog-niet-berekende timesheets berekend om deze vervolgens te gebruiken in de facturatie. Wacht dus een aantal minuten en probeer het daarna opnieuw
Oranje: - De factuur kan verstuurd worden. Deze melding is ter waarschuwing;
- Controleer projecten, een of meer projecten zijn leeg
Op de opdrachtgever is ingesteld dat projecten verplicht ingevuld moeten worden. Maar niet alle uren/onkosten hebben een project. Vul deze in op de timesheet
Deze kan ingevuld worden via het factureringsproces (Zie Kolommen #12) - Bijlage ontbreekt bij de timesheet
Op de opdrachtgever is ingesteld dat een bijlage op de timesheet verplicht is, maar de gerelateerde timesheet geen bijlage heeft. Voeg deze toe op de timesheet - Tenminste één contactpersoon met een email is vereist
Er is geen contactpersoon op de opdrachtgever met de rol Facturatie
2 - Inbegrepen
Deze klom geeft aan of een Timesheet is inbegrepen bij de facturatie. Een Timesheet wordt standaard uitgesloten als er een signalering is op (rode) missende zaken (zie punt 1), of kan handmatig worden uitgesloten door de slider uit te zetten
3 - Naam opdrachtgever
Opdrachtgevernaam met een link naar het betreffende record
4 - Emailadres van contactpersoon/personen
Hier staan de e-mailadressen in waar de factuur naartoe gestuurd gaat worden. Dit zijn alle contactpersonen met de rol 'Facturatie' voor de betreffende opdrachtgever
5 - Versturen
Slider om te bepalen of de e-mail met de factuur wel of niet verzonden moet worden. Als deze is uitgezet en de factuur wel gefactureerd wordt, zal de factuur gemaakt worden, maar de email niet verzonden worden
6 - Werknemer
Naam van de werknemer met een link naar het betreffende record
7 - Weeknummer
Het weeknummer van de Timesheet (Bij een handmatige factuur blijft deze waarde leeg)
8 - Plaatsing
De plaatsing die gelinkt is aan de timesheet die klaar staat ter facturatie
9 - Timesheet
Timesheetnummer met een link naar het betreffende record. Bij een credit- of handmatige factuur staat hier een link naar de originele of concept-factuur
10 & 11 - Uurloon/Extern Tarief
Hier staat het uurloon en het externe tarief die op de timesheet van toepassing is
12 - Totaal uren
Aantal facturabele uren voor de betreffende Timesheet
13 & 14 - Totaal bedrag uren/vergoedingen
Hier staat het facturabele bedrag aan uren en aan onkosten/vergoedingen voor de betreffende timesheet. Bij een credit- of handmatige factuur staat hier het totaalbedrag van de factuur
15 - Informatie
Als er meer informatie gewenst is over wat er gefactureerd gaat worden, kan op het info-icoontje geklikt worden. Deze laat een snelle weergave van de uren/onkosten zien.
Ook kan vanaf hier het project direct ingevuld worden middels het potloodje.
Overzicht te factureren
Geheel onderaan de pagina zie je direct hoeveel Timesheet er gefactureerd gaan worden volgens de huidige selectie, en de totale waarde van al deze Timesheets.
Acties
Rechtsboven staan de actieknoppen om de facturatie te starten. Er zijn hier twee mogelijkheden:
Previewfactuur
Dit genereert de factuur zoals deze verstuurd zou gaan worden, alleen krijgt deze de status 'Previewfactuur', en wordt er nog geen factuurnummer toegekend en de email zal nog niet gestuurd worden. Dit type factuur geeft dus een controlemogelijkheid hoe de factuur opgebouwd zou gaan worden op basis van de instellingen van de betreffende opdrachtgever.
Een previewfactuur kan dus ook weer worden verwijderd, wat met een definitieve factuur niet mogelijk is.
Herladen
Indien door een foutmelding die opgelost is of er op het laatste moment nog aanpassingen zijn geweest die te maken heeft met facturatie, kan ook de ververs knop gebruikt worden om de pagina te herladen. De toegepaste filters worden hierna geleegd.
Start factureren
Start factureren: Hiermee wordt de uiteindelijke factuurbatch opgestart. Alle geselecteerde items worden meegenomen in de batch. Ook worden automatisch de bijlagen die op de Timesheet zijn gemarkeerd als 'toevoegen aan factuur' toegevoegd achter de eigenlijke factuur.
Facturen versturen per email
Facturen worden na het aanmaken automatisch verstuurd per email. Dit is uit te schakelen door het vinkje onder 'Versturen' uit te zetten. De factuur wordt dan wel aangemaakt, maar niet verzonden.
Let op: het versturen van de e-mails gaat via een batch, dus het kan tot een uur duren voordat alle facturen verzonden zijn.
Facturen uitsluiten van facturatie
Indien je een bepaalde timesheet of handmatige factuur van een opdrachtgever wilt uitstellen van facturatie, kan via het factureringsproces het vinkje onder Inbegrepen uit te zetten.
Nadat op deze slider geklikt is, krijgt de gebruiker een scherm om aan te geven tot wanneer de factuur uitgesteld moet worden. De slider zal dan standaard uit staan tot deze datum is bereikt. Ook kan er een reden opgegeven worden welke achteraf teruggevonden kan worden.
Als je de muis over de slider plaatst, kun je de eerder ingevulde reden teruglezen.
Let op
Wanneer je een facturatie actie initieert, kun je maximaal 500 timesheets tegelijk factureren in één actie.
Deze limiet is eerder op de achtergrond ingesteld om facturatie issues te voorkomen.
Je kunt bij de filters een 'grote' opdrachtgever selecteren, zodat je deze los kunt facturen en hierna checken of je zonder opdrachtgever de lijst krijgt met de rest van de facturen.