Inhoudsopgave
Automatisch goedkeuren door opdrachtgever
Algemeen
Wanneer een Timesheet wordt ingediend, kun je in Tigris aangeven wie deze moet goedkeuren. Hierin heb je onderscheid in de volgende categorieën, afhankelijk van wie de Timesheet indient:
- Automatisch goedkeuren
- Intermediair
- Opdrachtgever
- Werknemer
Wanneer automatisch goedkeuren is geselecteerd, zal een timesheet direct na indienen de status 'Goedgekeurd' krijgen. Indien een werknemer een timesheet indient via de app kun je selecteren dat alleen de opdrachtgever deze Timesheet moet goedkeuren, dat alleen het uitzendbureau (Intermediair) deze moet goedkeuren of dat ze deze beiden moeten goedkeuren. In het laatste geval zal de Timesheet eerst worden aangeboden bij de opdrachtgever. Wanneer deze dan is goedgekeurd, wordt de Timesheet aan de intermediair aangeboden. Wanneer de Tigris gebruiker beschikking heeft over de 'Direct goedkeuren' knop, kan hij of zij deze Timesheet al goedkeuren als de opdrachtgever dit nog niet heeft gedaan. Het goedkeuringsverzoek van de opdrachtgever krijgt dan de status 'Goedgekeurd door intermediair'.
Ditzelfde geldt ook voor wanneer de opdrachtgever de Timesheet aanmaakt, alleen kunnen logischerwijs dan de werknemer en de intermediair goedkeuren. En wanneer de intermediair deze aanmaakt kunnen de werknemer en opdrachtgever, in genoemde volgorde, de Timesheet goedkeuren.
Goedkeurder(s) selecteren
In eerste instantie stel je de goedkeuringsinstellingen in onder de opdrachtgever. Wanneer je een plaatsing aanmaakt, zullen deze instellingen worden gekopieerd van de opdrachtgever. Op de plaatsing kun je deze instellingen eventueel nog aanpassen. Dit heeft dan geen effect op de goedkeuringsinstellingen van de opdrachtgever en visa versa.
Op de plaatsing kun je ook aangeven welke contactpersonen van de opdrachtgever Timesheets mogen goedkeuren en dus een email krijgen wanneer er een goedkeuringsverzoek wordt aangemaakt. Dit kunnen een of meerdere personen zijn bij de opdrachtgever van de gerelateerde plaatsing. Het is hiervoor wel van belang dat deze persoon een appgebruiker is en verantwoordelijk is voor urenverwerking.
Als de goedkeurder op de plaatsing wordt gewijzigd, dan worden de openstaande goedkeuringsverzoeken ook opnieuw gestuurd naar de nieuwe goedkeurder
Goedkeuringsverzoeken
Wanneer er een Timesheet wordt ingediend ter goedkeuring, worden er een of meerdere goedkeuringsverzoeken aangemaakt voor respectievelijk de werknemer, opdrachtgever en/of intermediair. Op basis van deze goedkeuringsverzoeken wordt er voor de opdrachtgever of werknemer een email gegenereerd met de melding dat er in de app een Timesheet klaarstaat om goedgekeurd te worden en eventueel een directe link naar deze Timesheet. De intermediair krijgt niet standaard een melding wanneer er een Timesheet klaar staat, maar dit kan eventueel worden ingesteld door een systeembeheerder.
Automatisch goedkeuren door opdrachtgever
Er kan op omgevingsniveau worden ingesteld dat bepaalde Timesheets niet worden aangeboden aan de opdrachtgever om goed te keuren. Het gaat dan om de volgende situaties:
- Wanneer er geen uren of onkosten op de Timesheet aanwezig zijn die worden gefactureerd, zoals een opname van reserveringen. De betreffende Timesheet is dan wel zichtbaar in de app van de opdrachtgever, maar deze zal dan leeg zijn.
- Wanneer er een Timesheet wordt gecorrigeerd, maar de verandering heeft geen invloed op de factuur aan de opdrachtgever. Let op! Als er op de gecorrigeerde timesheet een andere tariefregel wordt gebruikt als op de nieuwe timesheet dan zal de nieuwe timesheet altijd ter goedkeuring worden aangeboden.
In beide gevallen krijgt het goedkeuringsverzoek voor de opdrachtgever direct de status 'Goedgekeurd'. Als de Timesheet normaal dus alleen door de opdrachtgever moet worden goedgekeurd, dan wordt de Timesheet automatisch volledig goedgekeurd.