Om onkosten of vergoedingen te kunnen toevoegen aan een timesheet, moeten deze beschikbaar gesteld zijn op een plaatsing. Binnen Tigris kunnen verschillende onkosten- en vergoedingstypes worden aangemaakt als onkostensoort.
Inhoudsopgave
Extra instellingen en filters
1 - Verlonen en factureren
2 - Toepassen van onkosten als
3 - Toepassen i.c.m. ontrafelingsschema
4 - Overig
5 - Belaste vergoedingen: Kostprijsinstellingen
6 - Toepassen op een vooraf ingestelde datum
Algemeen
Er zijn verschillende niveaus waarop onkostensoorten aangemaakt kunnen worden:
| CAO | Beschikbaar voor alle plaatsingen waarbij de betreffende CAO is geselecteerd |
| Opdrachtgever | Beschikbaar voor alle plaatsingen waarbij de betreffende opdrachtgever is geselecteerd |
| Persoon | Beschikbaar voor alle plaatsingen van de geselecteerde werknemer |
| Plaatsing | Alleen beschikbaar voor de betreffende plaatsing |
| Algemeen | Beschikbaar voor alle plaatsingen van alle werknemers |
Onkosten per niveau
Op elk niveau kan een onkostensoort aangemaakt worden. Op elk niveau vind je hiervoor een gerelateerde lijst met de naam onkostensoorten. Hier kan op de knop Nieuw geklikt worden om een nieuwe onkostensoort toe te voegen.
Zo is bij bepaalde cao's van toepassing dat een werknemer een vergoeding krijgt op basis van zijn werkzaamheden. Omdat deze onkostensoort alleen van toepassing moet zijn bij plaatsingen die deze cao kiezen, is het dus verstandig om deze op cao-niveau toe te voegen.
Onkosten worden alleen zichtbaar op de timesheets als ze op plaatsingsniveau zijn toegepast. Als deze zijn aangemaakt vanaf een ander niveau (zoals Cao, Persoon of Opdrachtgever), is het mogelijk om bij het maken van een plaatsing deze onkosten mee te nemen als kopie.
Als de onkosten op een ander niveau dan plaatsing zijn gemaakt en ook op bestaande plaatsingen toegepast moet worden, dient op de plaatsing de knop Beheer onkosten gebruikt te worden. De onkosten kunnen dan geselecteerd worden, waarna een kopie naar de plaatsing wordt gemaakt.
Basisgegevens
Na een niveau geselecteerd te hebben en op de knop NIEUW geklikt te hebben, zal er een nieuwe pagina openen waarop de gegevens van de onkosten te vinden zijn:
1 - Onkosten template
Indien er gebruik gemaakt wordt van onkosten templates, kunnen deze hier geselecteerd worden. Hierdoor wordt de informatie op de onkosten al voor-ingevuld en zijn er in de meeste gevallen weinig tot geen aanpassingen meer nodig.
2 - Onkosten naam
Vul hier de naam in van de onkosten. Dit is de interne naam die uiteindelijk beschikbaar gemaakt wordt op de timesheet. Naast de naam van de onkosten vind je ook een tag die bestaat uit:
- Onbelast (O) / Belast (B)
- Vergoeding (V) / Inhouding (I)
- Per uur (U) / Per dag (D) / Per week (W) / Percentage (C) / Per eenheid (E) / -geen- (G) / Bedrag (B) / Toeslag % boven drempel (T%BD)
3 - Omschrijving
Vul hier een beschrijving van de onkosten neer. Deze beschrijving wordt bij de timesheet ook in het vakje Beschrijving gevuld en vervolgens op de factuur weergegeven als opmerking.
4 - Weergavenaam opdrachtgever
Deze naam is voor ingevuld met de naam uit 2. Deze kan handmatig aangepast worden. Dit is ook de onkostennaam die weergegeven zal worden als de opdrachtgever een timesheet aanmaakt of opent i.p.v. de interne naam. Ook wordt deze naam bij de onkosten weergegeven op de factuur.
5 - Weergavenaam kandidaat
Deze naam is voor ingevuld met de naam uit 2. Deze kan handmatig aangepast worden. Dit is ook de onkostennaam die weergegeven zal worden als de werknemer een timesheet aanmaakt of opent i.p.v. de interne naam. Ook wordt deze naam op de loonstrook van de werknemer weergegeven als deze onkosten een verloningseffect heeft.
6 - Zichtbaarheid in app voor opdrachtgever/werknemer
Deze selectie zorgt er voor dat of je de onkosten wilt weergeven voor de werknemer/opdrachtgever of niet. Hierin zijn 3 opties mogelijk:
Verbergen: De onkosten zal niet worden weergegeven in de app
Zichtbaar: De onkosten zal worden weergegeven in de app (maar is niet bewerkbaar)
Bewerkbaar: De onkosten zal worden weergegeven in de app (en is bewerkbaar/kan ingevuld worden)
7 - Beheer uursoorten
Als bij bepaalde uursoorten de onkosten automatisch toegepast moet worden*, is het benodigd om aan te geven bij welke uursoorten de onkosten automatisch toegevoegd moeten worden. Denk hierbij als voorbeeld aan een onkosten die per uur worden uitgekeerd, maar alleen bij overuren van toepassing moeten zijn.
* Bij Toepassen per = 'Bedrag' en 'Per eenheid' zal er geen gebruik gemaakt van de geselecteerde uursoorten
8 - Eenmalig toepassen
Als de inhouding of vergoeding maar één keer voor moet komen op de plaatsing, zal dit vinkje aangezet moeten worden*. Dan zal deze onkostensoort na de eerste timesheet niet meer beschikbaar gemaakt worden.
* Voor inhoudingen raden we aan om gebruik te maken van een Verrekenbaar bedrag
9 - Alleen rapportage
Sommige onkosten (zoals een training) worden niet uitbetaald aan de werknemer of gefactureerd aan de opdrachtgever. Omdat dit wel effect heeft op de marge van de plaatsing, kan dit vinkje aangezet worden. Deze onkosten zal dan wel op de timesheet toegepast worden, maar zal geen effect hebben op de verloning en/of de facturatie. In de rapportage wordt dan gedaan 'alsof' dit wel gebeurt is (stel dus het loonpercentage of facturatiepercentage juist in!).
10 - Gebruik bij afstandsberekening
Als er gebruik gemaakt wordt van de dienstenmodule, kan op de onkosten dit vinkje aangezet worden. Als de onkosten dan op de plaatsing van toepassing gemaakt wordt, zal deze onkosten gebruikt worden voor de afstandsberekening (op basis van een van-tot adres).
11 - Automatisch toevoegen aan timesheet
Als de onkosten automatisch op de timesheet toegepast moet worden (dus geen handmatige invoer van de werknemer/opdrachtgever/gebruiker), zal dit vinkje aangezet moeten worden.
12 - Geldig van/Geldig tot
Op basis van deze datums zal er gekeken worden in welke periode een onkosten van toepassing is. Als hier bijvoorbeeld de datum 1-7-2022 t/m 31-07-2022 geselecteerd worden, zal deze onkostensoort alléén van toepassing zijn over deze datum. Daarna of daarvoor is deze onkostensoort niet beschikbaar
13 - Toepassen per
Hier is geselecteerd welk type onkostensoort er gemaakt dient te worden. Daarin zijn momenteel de volgende types mogelijk:
Per uur: Vergoeding per gewerkt uur
Per dag: Vergoeding per gewerkte dag
Per week: Vergoeding per gewerkte week
Percentage: Vergoedingspercentage over het totaal van de uren máál het uurloon. Het is mogelijk om
alleen dit toe te passen over het 100% deel door het vinkje Niet toepassen over %
toeslagdeel aan te zetten.
Per eenheid: Vergoeding of inhouding waarbij er een bedrag wordt ingegeven. Op de timesheet wordt
een aantal opgegeven waarmee dit bedrag wordt vermenigvuldigd
Bedrag: Vergoeding betreft een vast bedrag
Toeslag% boven drempel: Een vergoedingspercentage voor de extra uren boven een bepaalde
drempelwaarde. De drempel is in te stellen nadat dit type is geselecteerd.
Voor onkosten die toegepast worden per percentage, is er de optie om het aantal uur waarover de onkosten zijn berekend weer te geven op de factuur:
Als deze optie aanstaat en er wordt een factuur gegenereerd, dan wordt het aantal uren weergegeven in de omschrijving van de betreffende onkostensoort:
Let op: Alleen uren op Timesheets die zijn aangemaakt ná het activeren van deze instelling worden meegenomen in de urenvermelding op de factuur.
14 - Bedrag per eenheid/percentage
Hier vul je het bedrag (of percentage) in hoeveel een eenheid waard moet zijn. Als de vergoeding bijvoorbeeld Per uur is toegepast en dit bedrag €5 moet zijn. Is het bedrag per eenheid ook €5.
15 - Vergoeding/Inhouding
Selecteer hier of dit een vergoeding of inhouding is naar de werknemer. Het Bedrag per eenheid zal automatisch aangepast worden op basis van het bedrag. Bij een inhouding zal dit bedrag automatisch omgezet worden naar een negatief bedrag (het is dus niet mogelijk om een negatieve vergoeding of positieve inhouding te maken).
Let op: Als het type Inhouding gekozen wordt, zal er een extra vinkje verschijnen waarin aangegeven kan worden of de inhouding de WAS moet negeren of aanhouden.
16 - Belast/Onbelast
Selecteer hier of het bedrag belast moet worden naar de werknemer. Dit heeft effect op de belasting die de werknemer over de de vergoeding/inhouding betaald.
Let op: Als het type Onbelast gekozen wordt, zal er een extra keuzelijst verschijnen waarin aangegeven kan worden wat voor type vrijstelling er van toepassing is.
17 - Verloningspercentage
De onkosten heeft (nadat deze goedgekeurd is) een bepaald bedrag berekend. Vul het loonpercentage in om aan te geven hoeveel procent van deze vergoeding/inhouding de werknemer dient te ontvangen.
18 - Type extern tarief & Tarief
Vul hier in op basis van welk type en welke factor/percentage/bedrag gefactureerd moet worden. Zie voor meer informatie over deze types ook het artikel Tariefbundels en tariefregels.
19 - Opties op plaatsing (Niet op plaatsingsniveau te selecteren)
Sommige onkosten zijn altijd van toepassing op een plaatsing i.v.m. cao-technische regels. Bij het maken van de plaatsing moeten de onkosten geselecteerd worden die meegenomen moeten worden.
Als het type Gebruiker bewerkbaar geselecteerd is, is de onkosten toevoegen optioneel.
Als het type Altijd toevoegen geselecteerd is, moeten de onkosten toegevoegd worden aan de plaatsing en is deze niet optioneel.
Extra instellingen en filters
Na alle basisgegevens ingevoerd te hebben, kan onder het kopje Overige instellingen nog meer instellingen gedaan worden.
1 - Verlonen en factureren
Bij deze instellingen kan er ingesteld worden vanaf welke bedragen en/of aantallen er gefactureerd of verloond moet worden. Dit kan per Aantal (Boven) of Bedrag (Onder).
Als een onkostensoort alleen verloond of gefactureerd moet worden als het aantal/bedrag onder of boven X uitkomt, kan hier het aantal/bedrag ingevuld worden waarover deze toegepast dienen te worden.
Hieronder dienen een tweetal voorbeelden om meer uitleg te geven over deze instelling:
Voorbeeld 1:
Als de onkosten gefactureerd en verloond moeten worden tot maximaal €50 per timesheet, vul je bij de kolom Toepassen onder → Per timesheet het bedrag in van €50. Als de werknemer dan op de timesheet €120 aan onkosten verdiend, krijgt hij hier alleen de eerste €50 van.
Voorbeeld 2:
Als de onkosten pas vergoed worden vanaf 20km per dag, kan bij de kolom Toepassen boven → Per dag 20 ingevuld worden (of €20 als dit bij Bedrag ingevuld zal worden).
2 - Toepassen van onkosten als
Bij deze instellingen kan er ingesteld in welke limieten de onkostensoort toegepast moet worden.
Hier kies je een minimaal aantal eenheden/bedrag en een maximaal aantal eenheden/bedrag. Dit is het maximale bedrag wat toegepast zal worden.
Het vinkje Over alles* telt alle uursoorten mee in de calculatie, ongeacht de instelling Beheer uursoorten uit Gegevens (Instelling 7).
* Het vinkje "Over alles" is alleen beschikbaar bij de onkosten types 'Per Uur/Dag/Week', 'Percentage' & 'Toeslag % boven drempel'
Hieronder dienen een tweetal voorbeelden om meer uitleg te geven over deze instelling:
Voorbeeld 1:
Als een onkosten Per eenheid of Bedrag is gekozen en het aantal is op minimaal 5 en maximaal 40 gezet, zal er een melding gegeven moeten worden als er meer of minder dan dit aantal is opgegeven.
Als er dus minder dan 5 of meer dan 40 eenheden zijn toegepast, zal in het oranje worden aangegeven dat dit niet voldoet aan de instellingen van de onkosten.
Voorbeeld 2:
Op de onkostensoort is ingesteld dat het type Per uur is, en het bedrag minimaal €1 en maximaal €200 mag zijn (Dit is (aantal uren x bedrag per eenheid)).
Als dus over de week heen meerdere uren geschreven worden, zal de onkostensoort toegepast worden TOT €200
3 - Toepassen i.c.m. ontrafelingsschema
Als er gebruik gemaakt wordt van ontrafelingsschema's (ook wel bekend als van/tot tijden), zijn er meer opties om te gebruiken. Zie daarvoor het artikel CAO Ontrafeling - gebruik of vraag meer informatie aan bij onze support afdeling.
4 - Overig
Hier staan een aantal diverse instellingen voor de onkostensoort.
Week/weekend
Er zijn hier 3 types beschikbaar: 'Werkweek', 'Weekend' en 'Volledige week'. Deze hebben effect op onkostensoorten die automatisch berekenend worden zoals 'Per uur/dag/week' etc.
Als hier 'Werkweek' geselecteerd is, zal de onkostensoort alleen toegepast worden op werkdagen
Als hier 'Weekend' geselecteerd is, zal de onkostensoort alleen toegepast worden op weekenddagen
Als hier 'Volledige week' geselecteerd is, zal de onkostensoort op de hele week toegepast worden
Maximaal aantal dagen
Vul hier het maximaal aantal dagen in waarover deze onkostensoort toegepast mag worden. Als hier dus het getal 3 staat, zal de onkostensoort vanaf de 4de werkdag niet meer toegepast worden.
Toepassen vanaf/tot uurloon
Vul hier de uurlonen in vanaf/tot welk uurloon de onkostensoort toegepast mag worden.
Als de werknemer minder dan het vanaf uurloon verdiend, zal de onkostensoort niet toegepast worden.
Als de werknemer meer dan het tot uurloon verdiend, zal de onkostensoort niet toegepast worden.
Als de werknemer tussen het vanaf en tot uurloon verdiend, zal de onkostensoort toegepast worden.
Import Id
Dit import ID kan ingevuld/aangepast worden als er gebruik gemaakt wordt van de Urenimport.
Type ontrafeling
Bij gebruik van ontrafelingsschema's kan hier een type ontrafeling gekozen worden zodat de onkostensoort alleen toegepast zal worden over de uren die op datzelfde type ontrafelingsschema is gewerkt.
5 - Belaste vergoedingen: Kostprijsinstellingen
In principe verwachten we dat het gewenste kostprijsinstellingen voor belaste vergoedingen worden ingesteld op de kostprijs basis.
Daarnaast zijn de instellingen voor kostprijsinstellingen voor belaste onkosten op de onkosten zelf aan te passen via 'Beheer kostprijsinstellingen'
Hier kan bijvoorbeeld worden ingesteld of er reserveringen over onkosten moet worden opgebouwd:
LET OP:
We raden aan de instellingen voor de CAO-verplichtingen en de Overige werkgeverslasten niet aan te passen. Voor de kostprijsinstellingen op onkosten geldt dat de waarden dubbel worden berekend, op het moment dat de vinkjes aanstaan in de Kostprijs basis en op de kostprijsinstellingen op de onkosten zelf.
Zet dus bijvoorbeeld niet de PAWW aan voor deze instellingen op onkosten.
6 - Toepassen op een vooraf ingestelde datum
Per januari 2025 is de mogelijkheid toegevoegd om onkosten van type Per dag, Per uur, en toeslag % boven drempel een toepassingdatum te geven met 2 opties:
1. Toepassen over uren op de geselecteerde datum: De onkosten worden toegepast over de uren die op de geselecteerde datum wordt geschreven.
2. Toepassen over (alle uren) van shifts die zijn begonnen op de ingestelde datum.
Bijvoorbeeld: Als een medewerker op 2e Kerstdag een shift werkt die om 22:00 begint, en om 02:00 eindigt, en het toepassingtype is Per Uur, en de onkosten wordt toegepast over alle uren van een dienst die begonnen is op een datum, worden de onkosten toegepast over alle uren die zijn gewerkt, als 2e Kerstdag als datum is toegevoegd op de onkosten.
Voorbeeld 2: Als een medewerker op 2e Kerstdag een shift werkt die om 22:00 begint, en om 02:00 eindigt, en het toepassingtype is Per Uur, en de onkosten wordt toegepast over uren op een gewerkte datum, worden de onkosten toegepast over uren die zijn gewerkt tussen 22:00 en 00:00, als 2e Kerstdag als datum is toegevoegd op de onkosten.
Deze onkosten worden dan toegepast op diensten die op een vooraf ingestelde dag zijn begonnen, of over uren die op een bepaalde dag worden geboekt.
Let op! De onkosten voor toepassing van diensten die op een dag starten werken alleen met Van-Tot tijden gebaseerd op een ontrafelingsschema, niet met de dienstenmodule/ontrafeling op basis van tariefregels.
Let op! Voor de optie Toepassen over uren op de geselecteerde datum: We raden niet aan deze optie met toepassingstype Per dag te gebruiken, als de medewerker van/tot tijden werkt die eindigen op een andere dag dan de startdag van de shift. De onkosten worden dan op de startdag van de shift geboekt, als de shift eindigt op de dag die is opgegeven voor toepassing van de onkosten.
Voorbeeld: De medewerker werkt op 31-12-2024 van 22:00 tot 02:00 op 1 januari 2025. De onkosten per dag staat ingesteld op 01-01-2025.
De medewerker werkt ook op 1 januari 2025 van 22:00 tot 02:00 02-01-2025.
Voor beide shifts worden nu onkosten per dag toegevoegd, waardoor de onkosten voor 1 januari 2 x worden toegepast. Dat zal meestal niet de bedoeling zijn.
Selecteren van onkosten
Bij het maken van de plaatsing zal na de opdrachtgever geselecteerd te hebben een nieuwe kop bovenaan verschijnen met Onkostensoorten.
Via deze lijst zie je alle onkostensoorten die zijn gemaakt op de eerderbenoemde niveau's en kan geselecteerd worden welke onkosten mee aangemaakt moeten worden*.
* Met als uitzondering dat als Opties op plaatsing = 'Altijd toevoegen' geselecteerd is, dat deze altijd verplicht is.
Als er tijdens het maken van de plaatsing nog een aantal onkosten vergeten zijn. Kan op de plaatsing op de knop Beheer onkosten geselecteerd worden. Dan zal dit component nogmaals weergegeven worden en kan nageselecteerd worden welke er nog gemaakt moeten worden.
Onkosten templates
Om meer te weten te komen over het maken van onkosten templates, kun je meer vinden in het artikel Onkosten templates.
Als er geen onkostensoort template is gekozen, zal er op basis van de instellingen gekeken worden naar welke code in NMBRS we de gegevens sturen. Hieronder kun je zelf vinden welke code er gebruikt zal worden. Om de afbeelding groter te openen, klik hier.