Binnen Tigris kunnen op verschillende manieren Timesheets (ook wel urenbriefjes of declaraties) worden ingevuld. Het proces hangt mede samen met de goedkeuringsinstellingen die op het profiel van de opdrachtgever worden vastgelegd en de afspraken die met klant en medewerker gemaakt worden over het vastleggen van de uren.
In de meeste gevallen zal de medewerker zijn uren indienen. Deze zullen vervolgens ter goedkeuring bij de opdrachtgever worden aangeboden en het flexbureau doet de finale check alvorens de uren te gaan verlonen en factureren.
Het kan ook voorkomen dat het flexbureau zelf de Timesheets aanmaakt of aan moet maken in specifieke gevallen.
Timesheets aanmaken
Het is mogelijk om zelf een nieuwe Timesheet aan te maken door eerst naar de betreffende plaatsing toe te gaan (via de opdrachtgever of medewerker) en vervolgens bij de sectie ‘Urenregistratie’ bij Timesheets op ‘Nieuw’ te klikken.
Er opent dan een lege Timesheet (standaard staat de afgelopen week geselecteerd), je selecteert de week die het betreft en kunt vervolgens kiezen uit de tariefregels en onkostensoorten die bij de betreffende plaatsing horen. Per dag vul je het aantal gewerkte uren in (en onkosten indien van toepassing).
Uren invoeren
Er kunnen uren worden ingevoerd door in de kolom 'Tarief' een tariefregel te selecteren. Hier zie je ook direct wat de verlonings- en factuurpercentages voor de betreffende tariefregel zijn.
Na het selecteren van een regel kunnen er per dag uren worden ingevoerd, of kan het totaal aantal uren op maandag worden ingevoerd. De uren worden dan gelijk verdeeld over maandag t/m vrijdag. Als je dus 40 invult op maandag, wordt er op iedere werkdag 8 uur geregistreerd.
Per type gewerkt uur moet er een tariefregel worden gekozen, en moeten de uren worden geregistreerd. Op de Timesheet zie je direct het aantal uur per type tarief, per dag en het totaal aantal uren.
Onkosten invoeren
Onder de urensectie op de Timesheet kunnen onkosten worden opgevoerd. Afhankelijk van de instellingen staan deze al op de Timesheet, of kun je deze zelf kiezen uit een dropdown
In de kolom 'Bedrag' zie je wat de grootte van de inhouding of vergoeding is, in de kolommen daarna kan een aantal worden ingegeven indien van toepassing. Inhoudingen worden altijd als negatief bedrag weergegeven, vergoedingen als positief bedrag. In de laatste kolom vind je altijd het totaalbedrag voor de betreffende regel.
Reserveringen
Naast het tabblad met 'Onkosten' staat het tabblad 'Reservering'. Hier staat de actuele stand van de reserveringen van de werknemer vermeldt. Deze stand wordt na het opslaan van de Timesheet direct bijgewerkt, en is dan dus inclusief de opbouw voor die week.
Er kan per type reservering worden opgenomen uit het beschikbare saldo (en eventueel negatief indien van toepassing). Dit kan door een aantal uur (bijvoorbeeld vakantiedagen) of het bedrag (vakantiegeld) in te voeren bij de betreffende dag.
Bijlagen
Het is tevens mogelijk om een bijlage toe te voegen bij de Timesheet. Dit doe je door op ‘Bestanden uploaden’ te klikken en het betreffende bestand (of bestanden) te selecteren of door een bestand in het vakje ‘Bestanden uploaden of bestanden plaatsen’ te slepen.
Na het uploaden van een bestand, kan er gekozen worden om deze automatisch toe te voegen achter een factuur. Hiervoor moet het betreffende bestand worden geselecteerd.
Timesheet opslaan
Mocht je iets verkeerd ingevuld of geüpload hebben, kun je op het prullenbakje klikken. Wanneer je alles hebt ingevuld, klik je op ‘Opslaan’ om de Timesheet op te slaan.
De Timesheet krijgt dan de status ‘Ingevuld’.
Om vervolgens de Timesheet goed te keuren, klik je op ‘Timesheet indienen ter goedkeuring’.
De Timesheet is dan goedgekeurd door de intermediair. Afhankelijk van de goedkeuringsinstellingen van de betreffende plaatsing, krijgt de Timesheet nu de status ‘Goedgekeurd’ of ‘Wacht op goedkeuring’.
Zodra de Timesheet de status 'Goedgekeurd' heeft bereikt, komt deze klaar te staan voor verloning en facturatie.
Als de Timesheet toch niet correct is opgevoerd, kan deze worden gecorrigeerd. Zie hiervoor het artikel over correcties.