Inhoudsopgave
Stap 2. Ga naar Tigris item ‘Templates’
Stap 4. Klik op de template name om de template te openen
Stap 6. Toegang en genereren van je templates
Voordat je begint met Tigris in de google docs moet je een algemene google doc inlog aanmaken, dit doet meestal de klant zelf 1 malig. Google doc is de connectie voor Tigris om contracten en andere belangrijke documenten aan te kunnen maken.
Zorg ervoor dat de inloggegevens gedeeld zijn met Tigris. Dez inloggegevens heb je nodig bij stap 4.
Stap 1. Login in Tigris
(P.s. doe dit in Chrome, niet in een andere internet browser)
Stap 2. Ga naar Tigris item ‘Templates’
2.1 klik op de ‘Appstarter’
2.2 Typ ‘Template’
2.3 Selecteer ‘Templates’ onder de items
Stap 3. Wanneer je het item ‘Templates’ hebt geselecteerd krijg je een lijstweergave te zien van alle actieve templates:
Stap 4. Klik op de template name om de template te openen:
Wanneer je dan de volgende melding ziet: ‘Je hebt toegang nodig’, volg dan de volgende stappen:
4.1 Open een nieuw tabblad in je browser
4.2 Open ‘beheer google account’
4.3 Selecteer ‘Nog een account toevoegen’
4.4 Login in het google account wat je van Tigris hebt ontvangen, dit is een klantpersoonlijke login email, onderstaande email is een voorbeeld.
4.5 Wanneer het inloggen is gelukt ga je terug naar de Tigris ‘Template’ en vernieuw je de pagina, de inhoud van de template wordt zichtbaar.
Je hoeft maar 1x in te loggen om voor altijd toegang tot de template module te hebben.
Stap 5. Document comments
Wanneer Tigris de basis templates/documenten aanlevert kunnen er vragen over het document in het document worden gevoegd. Hiero moet de klant nog reactie geven naar Tigris toe.
Het is nog niet toegestaan om zelf de templates aan te passen wanneer je nog geen template training hebt gehad.
Stap 6. Toegang en genereren van je templates
Je hebt nu toegang tot je templates, deze kan je, nadat je training hebt gehad zelf aanpassen en updaten.
Om een template te uploaden voor een persoon ga je naar de persoon toe waarbij je het document wilt versturen en selecteer je ‘Genereer document’ rechtsbovenin de persoonsrecord:
Je krijgt nu een lijst te zien met de templates die aanwezig zijn, je kan 1 of meerdere selecteren en genereren voor de kandidaat/werknemer:
Algemeen
Binnen Tigris is het mogelijk om templates te maken die gebruikt kunnen worden om documenten te genereren. Het genereren van documenten kan vanaf de volgende objecten:
- Plaatsing
- Contract
- Persoon
- Opdrachtgever
Hieronder een beschrijving hoe een template gemaakt en gebruikt kan worden.
Vereisten:
Op bedrijfsniveau moet er een koppeling opgezet zijn met een Google account, om bestanden op Google Drive te kunnen opslaan. Neem contact op met uw Tigris contactpersoon als dit nog niet is gedaan.
Verder moet degene die templates maakt ingelogd zijn bij het gekoppelde Google account op het moment van maken of bewerken van de templates. Om een template te kunnen gebruiken is het niet noodzakelijk om ingelogd te zijn.
Aanmaken template
1. Ga naar Templates en klik op nieuw
2. Geef de gewenste data in voor de template. Deze data wordt gekopieerd naar het document dat gemaakt wordt op basis van de template
Template naam: Deze zal als standaardnaam worden gebruikt voor het document dat gegenereerd wordt op basis van deze template.
Documenttype: Hiermee kan worden aangegeven wat voor type document
Contracttype: Geef optioneel aan wat voor type contract het betreft. Als hier een contracttype wordt gekozen, dan wordt er bij het genereren van een contract vanaf de plaatsing automatisch gefilterd zodat je alleen het juiste contracttype kan selecteren
Output format: Kies hier voor het gewenste output format. Standaard staat dit op PDF, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk om een DOCX bestand te genereren
Ondertekenaar: Geef aan welke externe partij het document moet ondertekenen*
Taal: Geef aan in welke taal het document is, zodat hierop gefilterd kan worden bij het selecteren van een template
Entiteit: Als het document gekoppeld wordt aan een plaatsing of aan een contract, kan er ook een Entiteit worden toegevoegd. De lijst met beschikbare templates wordt vervolgens terug gefilterd op basis van de Entiteit op de template en de Entiteit op het contract of de plaatsing.
3. Klik op opslaan om de metagegevens van de template op te slaan
4. In het scherm wat nu opent, kan er een nieuw Google document worden gemaakt, die als basis dient voor de te genereren documenten
5. Er is nu een document beschikbaar die naar wens kan worden ingericht
6. Op de merge tag generator rechts moet worden gekozen waarvandaan de template kan worden gebruikt. Een template is exclusief beschikbaar vanaf 1 object. Het is dus belangrijk om die hier te kiezen, en deze keuze dan op te slaan. Op basis van deze keuze komt een template beschikbaar bij het juiste object.
LET OP: Vergeet het object niet op te slaan ()! Als het object niet wordt opgeslagen, werken de gebruikte mergetags in het document niet bij het genereren van het document
7. Hierna kunnen velden van dit object worden gekozen, zodat je kunt zien welke tag hiervoor in het document moet worden ingevoegd. Is het veld een opzoekrelatie (bijv. de opdrachtgever), dan kun je het veld selecteren met '--> Name' erachter, om zo velden van dit bovenliggende record te gebruiken.
Als er een opzoekrelatie is geselecteerd, dan zie je dit doordat dit object boven het resultaat wordt weergegeven. De velden die je dan selecteert, zijn dus geen velden van de plaatsing zelf, maar van het bovenliggende object (in onderstaand geval de Opdrachtgever)
8. Om weer velden van de plaatsing zelf te selecteren, kan het selecteerde bovenliggende object worden gesloten door op het kruisje achter de naam te klikken.
P.s. Datumvelden worden in amerikaanse standaard meegegeven (2021-12-31).
De meeste datumvelden hebben daarom een extra formuleveld met dezelfde naam, maar dan op de europese manier geschreven (31-12-2021). Om de europese datum te krijgen zoek je naar het veld met dezelfde naam, maar dan met "(tekst)" erachter (Voorbeeld: "Startdatum Contract (tekst)").
Tips & Tricks
Waar vandaan genereer ik een contract?
Een contract kan gegenereerd worden vanaf het contractrecord of vanaf de plaatsing. Als er gekozen wordt om deze vanaf de plaatsing te genereren, is het belangrijk dat de opzoekrelatie 'Contract' op de plaatsing gevuld is, voordat het contract gegenereerd wordt. Een document van het type 'Contract' wordt dan namelijk ook automatisch onder het gerelateerde contract gehangen.
Hoe voeg ik tags toe voor Signrequest (bijv. plaats van de handtekening)?
https://help.signrequest.com/hc/nl/articles/115002895645-Hoe-maak-ik-templates-
Onderin is een voorbeeldbestand van tags te vinden. Indien je dit bestand upload in Signrequest ter verzending, kun je de meestgebruikte tags testen.
Wat zijn de meest gebruikte tags?
Bijgevoegd een overzicht van de meest gebruikte merge tags vanaf de plaatsing:
Velden op de layouts kunnen in de eigen Tigris omgeving afwijken van wat hierboven wordt genoemd. Als je opties of velden mist, kunnen deze door de admin aan de layout worden toegevoegd