Templates - documenten

Inhoudsopgave

Algemeen

Aanmaken template

Tips & Tricks

Algemeen

Binnen Tigris is het mogelijk om templates te maken die gebruikt kunnen worden om documenten te genereren. Het genereren van documenten kan vanaf de volgende objecten:

• Plaatsing
• Contract
• Persoon
• Opdrachtgever

Hieronder een beschrijving hoe een template gemaakt en gebruikt kan worden.

Vereisten:

Op bedrijfsniveau moet er een koppeling opgezet zijn met een Google account, om bestanden op Google Drive te kunnen opslaan. Neem contact op met uw Tigris contactpersoon als dit nog niet is gedaan.

Verder moet degene die templates maakt ingelogd zijn bij het gekoppelde Google account op het moment van maken of bewerken van de templates. Om een template te kunnen gebruiken is het niet noodzakelijk om ingelogd te zijn.

Aanmaken template

1. Ga naar Templates en klik op nieuw

2. Geef de gewenste data in voor de template. Deze data wordt gekopieerd naar het document dat gemaakt wordt op basis van de template

Template naam: Deze zal als standaardnaam worden gebruikt voor het document dat gegenereerd wordt op basis van deze template.

Documenttype: Hiermee kan worden aangegeven wat voor type document

Contracttype: Geef optioneel aan wat voor type contract het betreft. Als hier een contracttype wordt gekozen, dan wordt er bij het genereren van een contract vanaf de plaatsing automatisch gefilterd zodat je alleen het juiste contracttype kan selecteren 

Output format: Kies hier voor het gewenste output format. Standaard staat dit op PDF, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk om een DOCX bestand te genereren

Ondertekenaar: Geef aan welke externe partij het document moet ondertekenen*

Taal: Geef aan in welke taal het document is, zodat hierop gefilterd kan worden bij het selecteren van een template

Entiteit: Als het document gekoppeld wordt aan een plaatsing of aan een contract, kan er ook een Entiteit worden toegevoegd. De lijst met beschikbare templates wordt vervolgens terug gefilterd op basis van de Entiteit op de template en de Entiteit op het contract of de plaatsing.

3. Klik op opslaan om de metagegevens van de template op te slaan

4. In het scherm wat nu opent, kan er een nieuw Google document worden gemaakt, die als basis dient voor de te genereren documenten

5. Er is nu een document beschikbaar die naar wens kan worden ingericht

6. Op de merge tag generator rechts moet worden gekozen waarvandaan de template kan worden gebruikt. Een template is exclusief beschikbaar vanaf 1 object. Het is dus belangrijk om die hier te kiezen, en deze keuze dan op te slaan. Op basis van deze keuze komt een template beschikbaar bij het juiste object.

LET OP: Vergeet het object niet op te slaan ()! Als het object niet wordt opgeslagen, werken de gebruikte mergetags in het document niet bij het genereren van het document

7. Hierna kunnen velden van dit object worden gekozen, zodat je kunt zien welke tag hiervoor in het document moet worden ingevoegd. Is het veld een opzoekrelatie (bijv. de opdrachtgever), dan kun je het veld selecteren met '--> Name' erachter, om zo velden van dit bovenliggende record te gebruiken.

Als er een opzoekrelatie is geselecteerd, dan zie je dit doordat dit object boven het resultaat wordt weergegeven. De velden die je dan selecteert, zijn dus geen velden van de plaatsing zelf, maar van het bovenliggende object (in onderstaand geval de Opdrachtgever)

8. Om weer velden van de plaatsing zelf te selecteren, kan het selecteerde bovenliggende object worden gesloten door op het kruisje achter de naam te klikken.

P.s. Datumvelden worden in amerikaanse standaard meegegeven (2021-12-31).
De meeste datumvelden hebben daarom een extra formuleveld met dezelfde naam, maar dan op de europese manier geschreven (31-12-2021). Om de europese datum te krijgen zoek je naar het veld met dezelfde naam, maar dan met "(tekst)" erachter (Voorbeeld: "Startdatum Contract (tekst)").

Tips & Tricks

Waar vandaan genereer ik een contract?

Een contract kan gegenereerd worden vanaf het contractrecord of vanaf de plaatsing. Als er gekozen wordt om deze vanaf de plaatsing te genereren, is het belangrijk dat de opzoekrelatie 'Contract' op de plaatsing gevuld is, voordat het contract gegenereerd wordt. Een document van het type 'Contract' wordt dan namelijk ook automatisch onder het gerelateerde contract gehangen.

Hoe voeg ik tags toe voor Signrequest (bijv. plaats van de handtekening)?

https://help.signrequest.com/hc/nl/articles/115002895645-Hoe-maak-ik-templates-
Onderin is een voorbeeldbestand van tags te vinden. Indien je dit bestand upload in Signrequest ter verzending, kun je de meestgebruikte tags testen.

Wat zijn de meest gebruikte tags?

Bijgevoegd een overzicht van de meest gebruikte merge tags vanaf de plaatsing:

Velden op de layouts kunnen in de eigen Tigris omgeving afwijken van wat hierboven wordt genoemd. Als je opties of velden mist, kunnen deze door de admin aan de layout worden toegevoegd