Als een Timesheet niet correct is opgevoerd, of er na het goedkeuren toch nog wijzigingen aan een Timesheet gedaan moeten worden, dan moet een bestaande Timesheet gecorrigeerd worden. Als een Timesheet volledig foutief is, en dus helemaal ingetrokken moet worden, kan dit via een terugdraai actie.
Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen correctie doorvoeren. Als de 'Correctie' of 'Terugdraaien' knoppen niet zichtbaar zijn op een Timesheet, beschik je dus niet over de juiste rechten.
Correctie
Je kiest voor correctie wanneer er iets onjuist is en je dit wilt aanpassen*. Na het klikken op ‘Correctie’, wordt er een kopie gemaakt van de bestaande Timesheet, die je vervolgens kunt bewerken.
Deze Timesheet heeft dan de status ‘Nieuw na correctie’.
De oude Timesheet die is gecorrigeerd, blijft behouden in het systeem en krijgt de status ‘Gecorrigeerd’.
Na het doen van de aanpassingen klik je opnieuw op ‘Indienen ter goedkeuring’, net als bij de initiële Timesheet.
Indien er nog niet verloond is, worden de gegevens in NMBRS automatisch geüpdatet.
Let op: Als de originele/gecorrigeerde timesheet al is gesynchroniseerd naar NMBRS, worden de gegevens niet verwijderd in NMBRS zolang de nieuw na correctie timesheet nog niet is goedgekeurd. Als de nieuwe/correctie timesheet nog niet is goedgekeurd voordat de verloning is gedraaid, zal de initiële timesheet dus verloond worden.
Bij een teruggedraaide timesheet worden de gegevens wel direct in NMBRS verwijderd.
Wanneer er al verloond is, komt er automatisch een correctie in NMBRS (TWK). Bij een positieve correctie volgt er dan een nabetaling. Bij een negatieve correctie wordt er in NMBRS gekeken of er geen andere Timesheets klaar staan voor verloning waarmee het verschil verrekend kan worden. Wanneer dit niet het geval is, zal dit leiden tot een kas inhouding.
Wanneer er gegevens met betrekking tot facturatie zijn gewijzigd, komen er automatisch een creditfactuur en een nieuwe factuur klaar te staan op de facturatiepagina. Als er nog niet gefactureerd was, staat alleen de nieuwe goedgekeurde Timesheet klaar om gefactureerd te worden.
Terugdraaien
Je kiest voor Timesheet terugdraaien als je de volledige Timesheet ongedaan wilt maken.
De Timesheet krijgt dan de status 'Teruggedraaid'.
Als er nog niet verloond was, wordt de data uit NMBRS verwijderd zodat deze week niet meegenomen wordt in de verloning. Indien er al wel verloond is en er in NMBRS geen andere Timesheets klaar staan voor verloning waarmee het volledige bedrag verrekend kan worden, zal dit leiden tot een kas inhouding.
Dit kun je terugzien op de betaallijst en SEPA van de verloning.
Wanneer deze Timesheet al gefactureerd was, leidt dit tot het klaarzetten van een creditfactuur. Als er nog niet gefactureerd was, gebeurt er niets en wordt deze Timesheet uitgesloten van facturatie.
* voor het toevoegen van bestanden aan een al goedgekeurde Timesheet hoeft er geen correctie plaats te vinden. Bestanden kunnen ten alle tijde nog worden toegevoegd aan een goedgekeurde Timesheet
Ter info:
Er zijn 6 synchronisatie statussen die een timesheet kan hebben:
|
Teken |
Beschrijving |
| |
De Timesheet status is Gesynchroniseerd ('Succesfully sent to Nmbrs') Dit betekend dat de synchronisatie met NMBRS afgerond is (Geen synchronisatiefout) |
|
De Timesheet status is Bezig met synchroniseren ('Sync event was created. Wait') Dit betekend dat de Timesheet bezig is om nog te synchroniseren naar NMBRS |
|
|
De Timesheet status is Uitgesteld ('Delayed') Er is geprobeerd om de timesheet te synchroniseren, maar dit is mislukt. Over 8 uur wordt de synchronisatie opnieuw geprobeerd (tenzij er op 'Opnieuw verzenden' geklikt is). |
|
|
De Timesheet status is Mislukt ('Timesheet was not sent') Als het versturen van de timesheet wordt geblokkeerd door een proces, of meerdere malen in Delayed terecht is gekomen, is de synchronisatie mislukt. Hierdoor moet er op de knop Opnieuw verzonden geklikt worden voordat deze timesheet (opnieuw) verstuurd wordt naar NMBRS. |
|
|
De Timesheet status is Sync per 4 weken ('Paid per 4w') Op de plaatsing staat ingesteld dat de Timesheet(s) van die plaatsing per 4 weken verzonden moeten worden. Dit wordt ingesteld op de Configuratiepagina --> NMBRS --> Preselected dates for 4w De timesheet kan ook eerder verstuurd worden door de knop Verstuur timesheets te klikken (Deze komt alleen tevoorschijn bij timesheets die per 4 weken verstuurd worden. |
|
|
De Timesheet status is Overgeslagen ('Skipped') De timesheet is niet verstuurd naar NMBRS. Dit komt voor bij timesheets die aangemaakt zijn, maar vrijwel direct na het goedkeuren zijn gecorrigeerd. Hierdoor hoeven deze gecorrigeerde timesheets niet eerst gesynchroniseerd te worden en worden ze dus overgeslagen |