Het is mogelijk om via de webapp voor de opdrachtgever per dag voor al de actieve medewerkers de werktijden in te voeren. Deze functionaliteit werkt in combinatie met de urenontrafeling die ingesteld moet zijn in Tigris.
Inhoudsopgave
Configuratie Urenregistratie per dag
Werking
Wanneer de app wordt geopend door de contactpersoon van de opdrachtgever zie je de nieuwe tab urenregistratie per dag:
Selectie periode
Hier kies je nu als eerste een week/datum bij Selecteer gewerkte week:
Vervolgens kun je kiezen voor welke periode je een invoer of import wil gaan doen:
- W = Toon alle werkenden voor de geselecteerde periode die wekelijks verloond worden
- 4W = Toon alle werkenden voor de geselecteerde periode die per 4 weken verloond worden
- M = Toon alle werkenden voor de geselecteerde periode die maandelijks verloond worden
Als er een periode geselecteerd is, dan zie je alle dagen/datums die voor die periode gelden.
Voorbeeld
Er is gekozen voor 14 oktober, en vervolgens is er als periode W geselecteerd, dan zie je alle dagen uit de week van 14 oktober
Als ik bij dezelfde datumselectie kies voor periode M, dan zie ik alle dagen uit de maand oktober
Als je op een datum klikt, zie je alle medewerkers die op de betreffende datum voor je aan het werk zijn. Je kunt voor alle dagen in de selecteerde periode werktijden invoeren of importeren, en daarna deze uren in batch opslaan.
Invoer van werktijden
In de lijst met medewerkers die op de geselecteerde dag voor je aan het werk zijn, kun je de werktijden zien en/of toevoegen. Zoals op onderstaande afbeelding te zien, zijn er 4 mogelijke weergaves:
- Grijs, geen input mogelijk met werktijden = Er is al een goedgekeurde Timesheet voor deze week, en op de geselecteerde dag zijn er wel werktijden ingevoerd
- Grijs, geen input mogelijk zonder werktijden = Er is al een goedgekeurde Timesheet voor deze week, en op de geselecteerde dag zijn er geen werktijden ingevoerd
- Wit, input mogelijk met werktijden = Er is al een Timesheet voor deze week, maar deze is nog niet goedgekeurd. Op de geselecteerde dag zijn er wel werktijden ingevoerd
- Wit, input mogelijk zonder werktijden = Er is nog geen goedgekeurde Timesheet op de geselecteerde dag, en er zijn nog werktijden bekend
Op het moment dat er nieuwe werktijden aanwezig zijn (via handmatige invoer of import), verschijnt er rechts een knop (zowel boven als onder de lijst) om de data uit de periode op te slaan
Als je hierop klikt, krijg je de melding dat het opslaan is gestart. Het is niet nodig om te wachten tot dit is voltooid: het proces loopt namelijk op de achtergrond. Indien gewenst kan de browser dus zelfs worden gesloten.
Het kan zijn dat het opslaan snel is voltooid, maar dit is afhankelijk van een aantal aan te maken Timesheets en het aantal gelijktijdige opsla-acties. Worden er bijvoorbeeld vlak achter elkaar 10 grote importacties gestart, dan kan het zijn dat de laatste import pas 30 minuten later is voltooid.
Zoals al genoemd hoef je hier dus niet op te wachten. Je wordt actief geïnformeerd als het opslaan voltooid is door middel van:
1. Een notificatie in de webapp
2. Een mail met als onderwerp Import afgerond en de melding dat de import voltooid is. Als er fouten zijn opgetreden bij het verwerken van de data wordt dit ook al in de mail vermeld zodat je direct weet of er nog actie ondernomen moet worden.
Importeren
Naast het handmatig invullen, is er op deze manier ook de mogelijkheid om in bulk de gegevens te importeren via de knop 'Data importeren'. hiermee komt onderstaande popup naar voren:
Een voorbeeld van een bestand waarmee je de import kan doen is een Excel (deze zal moeten worden opgeslagen als CSV):
Na de upload, kun je aangeven welke kolom uit het bestand gemapped moet worden met de importkolommen, waarvan een deel vereist is (aangegeven met een *) en er ook optionele kolommen zijn
- *PLACEMENTID = Het importId van de plaatsing waarop de uren geïmporteerd moeten worden
- *DATE = De datum van de dienst / werktijd
- *STARTTIME = De starttijd ('van')
- *ENDTIME = De eindtijd ('tot')
- PAUSE = De pauzetijd in uren (NIET TE GEBRUIKEN IN COMBINATIE MET STARTPAUSE / ENDPAUSE)
- STARTPAUSE = De starttijd van de pauze (ALLEEN TE GEBRUIKEN IN COMBINATIE ENDPAUSE)
- ENDPAUSE = De eindtijd van de pauze (ALLEEN TE GEBRUIKEN IN COMBINATIE MET STARTPAUSE)
- UNRAVELING = Het ontrafelingstype wat van toepassing is op deze dienst
- PROJECTID = Het importId van het project waarop de uren geïmporteerd moeten worden
Zodra alle informatie correct in overzicht staat, kun je klikken op importeren. Als er projecten in het importbestand staan, die nog niet aanwezig zijn voor deze opdrachtgever dan krijg je een popup waarin je kunt zien welke projecten er ontbreken en kun je deze direct aanmaken:
De werktijden voor alle rijen zonder foutmelding (zie kopje hieronder) worden hierna klaargezet in de Registratie en hiervandaan kun je op opslaan drukken: De Timesheets worden dan aangemaakt en ingevuld net zoals dit bij de handmatige invoer gebeurt.
Foutmeldingen en logs
Als een rij uit het importbestand niet goed verwerkt kan worden, dan wordt dit weergegeven in een popup. Hierin kunnen verschillende typen meldingen staan:
-
placementId = <XXXXXX> niet gevonden voor geselecteerde werknemers; -> er is geen actieve plaatsing met het betreffende ImportId is gevonden voor de ingevoerde datum
-
<XXXXXX>:DD-MM-JJJJ: Diensttijden overlappen met de vorige dienst; -> er is al een dienst met (deels) overlap met de ingevoerde tijd voor deze dienst
- date = JJJJ-MM-DD outside of the selected period [JJJJ-MM-DD, JJJJ-MM-DD]; -> de datum in deze rij valt buiten datumreeks van de geselecteerde period
Voor iedere melding staat een getal (#) aangegeven. Dit getal correspondeert met de rij van het importbestand waarbij er een fout is opgetreden. Zo kun je snel de regel erbij zoeken en corrigeren indien nodig.
De meldingen die hier worden getoond, worden ook als log opgeslagen na het verwerken (opslaan) van de import. Deze logs zijn terug te vinden onder de subtab Logboek importeren. De log is hier in de browser in te zien, of eventueel ook te downloaden als XLSX-bestand
Goedkeuring
Op het moment dat de invoer voor de geselecteerde periode is afgerond kun je door naar de subtab Goedkeuring
Hier is het mogelijk alle Timesheets voor een periode waarvoor de uren zijn geregistreerd in batch goed te keuren. Selecteer hiervoor de Timesheets die je wilt goedkeuren. Om alles in 1x te selecteren, klik je op het selectievakje bovenaan de lijst
Vervolgens klik je rechtsboven op de knop Selectie goedkeuren. Hier zie je ook direct hoeveel Timesheets er geselecteerd zijn om goed te keuren
Als je op de knop hebt geklikt, krijg je linksonder de melding dat het goedkeuringsproces is gestart.
In de lijst met goed te keuren Timesheets zie je nu welke Timesheets er verwerkt worden. Je kunt geen nieuwe goedkeuringsactie starten totdat de vorige actie volledig is voltooid. De knop Goedkeuren wordt dus automatisch geblokkeerd als er nog een goedkeursactie bezig is. De lijst update automatisch, dus voltooide Timesheets verdwijnen dus uit het overzicht van nog goed te keuren Timesheets.
Het is niet nodig om op het tabblad te blijven. Het proces loopt ook op de achtergrond door als het tabblad of de browser wordt gesloten. Als je dan op een later moment terug gaat naar dit tabblad, zie je daar de actuele status.
Als de goedkeuringsactie voltooid is, wordt hiervan een notificatie getoond in de webapp.
Fout bij het goedkeuren
Als de Timesheet niet goedgekeurd kan worden, dan komt er een melding ( ) van terug in de lijst met nog goed te keuren Timesheets. Het bureau in Tigris ontvangt ook een melding dat er uren niet goedgekeurd kunnen worden, met de reden van de blokkade
Configuratie Urenregistratie per dag
Voorvereiste is dat de omgeving al is ingericht voor urenontrafeling via ontrafelingsschema's. Zie voor de werking van urenontrafeling het betreffende kennisbankartikel
Op de configuratiepagina, onder het tab remote styling kun je het tabblad Urenregistratie per dag activeren zodat deze tab beschikbaar wordt in de webapp voor de opdrachtgever: