Door de ontwikkelingen in wet en regelgeving mogen bedrijven persoonsgegevens niet meer oneindig bewaren. Deze gegevens zullen na verloop van tijd moeten worden geanonimiseerd of verwijderd. Ook in jullie Tigris omgeving wordt hier rekening mee gehouden en hierbij wordt gekeken naar de AVG/GDPR instellingen. Deze instellingen worden beheerd door een systeembeheerder in Tigris.
Wanneer bepaalde persoonsgegevens binnenkort verlopen wordt er taak aangemaakt in Tigris en hiervan een notificatie weergeven. Er kan dan actie worden ondernomen om bij de betreffende kandidaat of contactpersoon de toestemming te verlengen voor het bewaren van zijn of haar persoonlijke gegevens. Indien deze toestemming is verkregen, kan je via het profiel rechts bovenin klikken op "Persoonsgegevens verwerken". Het is mogelijk om via Tigris driemaal een geautomatiseerde mail te versturen naar een kandidaat, waarin ze toestemming kunnen geven om hun persoonsgegevens langer te bewaren. De mail die wordt verzonden kan ingericht worden in de huisstijl van de organisatie. Ze kunnen in de mail op een knop drukken waarin ze het bewaartermijn kunnen ophogen. Ook is het mogelijk om in de mail direct een knop te plaatsen waarmee de kandidaten direct naar de vacaturepagina van je eigen website wordt doorgestuurd, zodat ze direct weer kunnen solliciteren indien niet ze niet meer in dienst zijn. Deze knop kan zich, afhankelijk van hoe jullie Tigris omgeving is ingericht, ook bevinden onder overige acties. Klik hiervoor op het pijltje rechts van de actieknoppen.
Er komt dan een pop-up scherm tevoorschijn waar de toestemming om de gegevens te bewaren verlengd kan worden door de schuifknop te activeren en vervolgens op de knop "Verlengen" te klikken. Ook kunnen de gegevens van deze persoon worden verwijderd of geanonimiseerd, afhankelijk van de AVG/GDPR instellingen in jullie Tigris omgeving. Het is ook mogelijk om handmatig een mail te versturen naar een kandidaat met daarin de vraag of ze hun bewaartermijn willen ophogen. Deze knop kan gebruikt worden in gevallen, waarbij een kandidaat bijvoorbeeld op kantoor langskomt en weer opzoek is naar werk of met jullie verder wilt.
LET OP! Het verwijderen/anonimiseren kan niet ongedaan worden gemaakt. Deze gegevens zijn dan voorgoed verloren!
Op het moment dat de opslagtermijn is verstreken worden, wederom afhankelijk van de AVG/GDPR instellingen in jullie Tigris omgeving, de betreffende persoonsgegevens automatisch verwijderd/geanonimiseerd. Ook kan worden ingesteld dat er alleen een notificatie wordt weergeven. De gegevens zullen dan handmatig verwijderd/geanonimiseerd door middel van de knop "Persoonsgegevens verwerken" op het profiel van de persoon.