Delen van documenten, hoe doe je dit? – Tigris

Algemeen

Het is mogelijk om documenten te vanuit Tigris te delen. Je kunt documenten delen met de alleen de werknemer, met de werknemer & de opdrachtgever of alleen met de opdrachtgever.

Hou bij het delen rekening met de het volgende

Bij het delen van een document wordt er altijd maar 1 bestand gedeeld. Als er dus bijvoorbeeld 3 bestanden aan 1 documentrecord hangen, en je deelt dit documentrecord, dan wordt alleen het nieuwste (laatst aangemaakte) bestand gedeeld en de 2 oudere bestanden worden niet gedeeld. De enige manier om meerdere bestanden te delen is een los documentrecord te hebben per bestand.
Om te delen moet een document gerelateerd zijn aan het juiste object (Opdrachtgever, Werknemer, Plaatsing). Als een document record niet gerelateerd is aan een Opdrachtgever, zal je dit document dus niet kunnen delen met de opdrachtgever. De exacte voorwaarden om een bestand te delen in een specifieke situatie staan beschreven onder Delen met de Werknemer en Delen met de Opdrachtgever

Manieren van delen

Er zijn 3 manieren om een bestand te delen. Je kunt dit doen via een knop, via het aanpassen van selectievakjes of via een stroom. In alle gevallen is het belangrijk om de opzoekrelatie naar het juiste record gevuld te hebben en daarnaast het betreffende selectievakje op Waar te zetten.

Op het moment dat je een bestand vanuit Tigris deelt met de app, wordt automatisch het selectievakje Gedeeld vanuit intermediair op Waar gezet, zodat (in rapportages) gemakkelijk te zien is welke documenten er vanuit Tigris gedeeld zijn

Via knop

Rechtsboven een document vind je de knop Delen

Als je op deze knop klikt, opent er een pop-up met daarin de relevante velden om een document te kunnen delen:

Je kunt hier aangeven of je een bestand wilt delen met de opdrachtgever en/of werknemer. Als een document gedeeld is, en je wilt dit ongedaan maken dan kun je via deze knop de instellingen voor delen ook weer aanpassen door vinkjes uit te zetten

Via layout

Op de layout is ook direct aan te geven of je een bestand wilt delen of niet. Hiervoor zijn dezelfde velden beschikbaar die ook op de pop-up via de knop beschikbaar zijn. Het aan- of uitzetten van een vinkje heeft hetzelfde effect

Via stroom

Het is ook mogelijk om het delen van bestanden te automatiseren. Hiervoor kan een stroom ingericht worden die dezelfde opzoekrelaties en selectievakjes vult / inschakelt als hierboven beschreven. Hieraan kunnen dan voorwaarden gekoppeld worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het delen van een contractdocument zodra deze de status Getekend krijgt.

Dien eventueel een consultancyticket in als je van stromen gebruik wil maken, maar hier zelf niet uitkomt

Delen met de Werknemer

Oude app - Zichtbaar onder documenten op de plaatsing voor de werknemer

Voorwaarde om een document hier zichtbaar te krijgen is dat deze ten minste gedeeld is met werknemer & plaatsing

Nieuwe app - Zichtbaar onder documenten voor de werknemer

Voorwaarde om een document hier zichtbaar te krijgen is dat deze ten minste gedeeld is met werknemer

Nieuwe app - Documenten voor een specifieke plaatsing

Voorwaarde om een document hier zichtbaar te krijgen is dat deze ten minste gedeeld is met werknemer & plaatsing

Delen met de Opdrachtgever

Zichtbaar onder documenten op de plaatsing voor de opdrachtgever

Voorwaarde om een document hier zichtbaar te krijgen is dat deze ten minste gedeeld is met opdrachtgever & plaatsing

Zichtbaar onder tab Documenten voor de opdrachtgever

Voorwaarde om een document hier zichtbaar te krijgen is dat deze ten minste gedeeld is met opdrachtgever

Als een document behalve met de opdrachtgever ook met een plaatsing gelinkt is, is de link naar de plaatsing van de werknemer gevuld. Als het alleen een document is wat aan de opdrachtgever gelinkt is, is de kolom Opdrachtnemer dus leeg.

De tab Documenten is niet standaard zichtbaar, en contactpersonen moeten een specifieke rol (Verantwoordelijk voor = Documents) om documenten te kunnen zien. Zie voor de configuratie hiervan deze sectie

Configuratie - layout aanpassen

Knop delen toevoegen op de layout

Het is belangrijk dat de knop delen is toegevoegd aan de pagina-lay out.

1. Ga naar documenten en selecteer een document.

2. Druk op het tandwieltje voor pagina bewerken.

3. Selecteer de knop delen en voeg het toe aan het highlight panel en druk op opslaan en activeren.

)

Velden delen met ~ toevoegen aan de layout

Ga naar documenten en selecteer een document.
Druk op het tandwieltje voor pagina bewerken.

3. Voeg een sectie toe aan de pagina-layout. Dit kan via de velden selectie aan de linkerkant van de pagina. Vervolgens kan de label van de sectie worden aangepast naar Delen.

4. Zoek de velden en voeg deze toe bij de sectie delen.

5. Druk aan het einde op Opslaan en activeren.

Tab Documenten zichtbaar maken voor de opdrachtgever

Ga naar de configuratiepagina -> Remote styling -> Menu items en selecteer hier Opdrachtgever. Zorg vervolgens dat Documenten geselecteerd wordt (in rechtervak staat) en sla de wijzigingen op. Na ~15 minuten is deze wijziging doorgevoerd in de app.

Verantwoordelijk voor: Documenten beschikbaar maken

Ga naar Setup -> Objectbeheer -> Persoon -> Velden en relaties en zoek hier op Verantwoordelijk voor

Klik op het veldlabel, en scroll vervolgens iets naar onderen om een keuzelijstwaarde toe te voegen. Klik hier op Nieuw

Voeg hier Documents toe, en zorg dat Client is geselecteerd onder Recordtype. Sla de wijziging vervolgens op

Eventueel is via Setup -> Vertalen -> Taal; Nederlands -> Installatiecomponent: Keuzelijstwaarde -> Object: Persoon nog een Nederlandse vertaling toe te voegen

Artikelen in deze sectie