In Tigris gebruiken we reserveringsrecords om bijvoorbeeld vakantiedagen, ADV of tijd-voor-tijd bij te houden. Wat veel klanten echter niet weten, is dat je in op deze records een Peildatum wordt gelogd en je dus ook kunt terugkijken naar reserveringsstanden op een bepaalde datum in het verleden.
Dat klinkt misschien als iets kleins, maar het is ontzettend handig. Denk bijvoorbeeld aan een jaarafsluiting: je wilt zeker weten wat het saldo van een medewerker was op 31 december. Of stel dat je een loonstrook wilt controleren en wilt zien welke reserveringen daar precies tegenover stonden. Met een rapport op reserveringen kun je dit eenvoudig inzichtelijk maken.
Het werkt zo: in een rapport combineer je de reserveringsstanden met de juiste filters en een peildatum. Vervolgens kies je een datum in het verleden, en het rapport laat zien welke standen toen golden. Je kunt groeperen per medewerker, per entiteit of zelfs per opdrachtgever, afhankelijk van wat je zelf weergegeven wilt hebben.
Het mooie is dat dit niet alleen werkt voor flexwerkers, maar óók voor medewerkers met een vast salaris. In het eerste geval is het vaak nog eenvoudiger in te richten, omdat reserveringen daar standaard goed te herleiden zijn (dagelijks worden bijgehouden terwijl vaste medewerkers per TS en dus per week een potje opbouwen).
Wanneer je de reserveringen weergeeft in geld, wordt het nog makkelijker om de rapportage te gebruiken voor controles. Alle reserveringen, of ze nu in uren of euro’s zijn opgebouwd, worden omgerekend naar bedragen. Daarmee leg je direct de link met de loonstroken en kun je eventuele verschillen snel signaleren. Het omrekenen doen we o.b.v. het huidige uurloon. Hiervoor gebruiken we custom formules. Het huidige uurloon is iets wat standaard wordt vastgelegd op de totaalreservering van de medewerker. Het is mogelijk om de altijd toen-geldige lonen te gebruiken en in de peiling te verwerken, alleen kost die een stuk meer tijd om in te richten.
Het resultaat is een betrouwbaar overzicht dat je op elk moment kunt openen. Je hoeft dus niet achteraf ingewikkelde berekeningen te maken, maar je ziet in één oogopslag wat de stand was op de gekozen datum. Zodra we een rapport voor je hebben opgezet, kan je zelf eenvoudig de aanpassingen blijven maken op de peildatum, zichtbare medewerkers, zichtbare entiteiten/vestigingen, etc.
In de praktijk zetten klanten dit vooral in bij de jaarafsluiting, maar ook tussentijdse controles zijn hiermee eenvoudig te doen. Wil je bijvoorbeeld weten wat een medewerker drie maanden geleden nog aan vakantie uren had staan? Of welk saldo er per entiteit open stond op een specifieke datum? Met deze manier van rapporteren haal je die informatie in een paar klikken naar boven.
Reserveringsstanden peilen is een goede manier om grip te houden op je cijfers. Veel berekeningen worden al standaard vastgelegd in Tigris, maar het opzetten van de rapportages zelf en weten welke informatie opgevraagd moet worden is vaak nog lastig te achterhalen. Ook voor de maandverloning vereist het nog enige extra inrichting om de standen zo nauwkeurig mogelijk te peilen.