Veel organisaties die Tigris gebruiken, herkennen dit: een medewerker moet uit dienst gemeld worden, maar via de contractenmanager een specifieke medewerker vinden kost vaak onnodig veel tijd. Je moet de juiste filters instellen, wachten tot alles geladen is en vervolgens de juiste medewerker zien te vinden.
Daarom is er een alternatief bedacht dat de ervaring een stuk gebruiksvriendelijker maakt. In plaats van telkens de contractenmanager te openen, kan een medewerker direct vanuit zijn of haar profiel uit dienst worden gemeld. Dit gebeurt met behulp van een schermflow die met één druk op de knop beschikbaar is. Je krijgt de dienstverbanden van de betreffende medewerker te zien. Het resultaat is dat je niet meer hoeft te zoeken, maar meteen op de juiste plek komt en de wijziging kunt doorvoeren.
De werking van deze flow sluit zoveel mogelijk aan bij wat gebruikers al gewend zijn. Op het scherm verschijnt een tabel waarin de dienstverbanden van de medewerker overzichtelijk worden getoond. Belangrijke velden zoals einddatum en reden einde dienstverband kunnen hier direct worden aangepast. Zodra je op ‘Updaten’ klikt, worden de wijzigingen opgeslagen. Ook gekoppelde Nmbrs-dienstverbanden worden netjes meegenomen, zodat er geen dubbel werk ontstaat.
Technisch gezien is hier een extra datatable-component voor nodig die bewerken binnen een flow mogelijk maakt. Dit wordt opgelost met een gratis uitbreiding die eenvoudig te installeren is. Na installatie kan de flow worden ingericht en als actieknop toegevoegd worden op het persoonsrecord. Zo verschijnt de functionaliteit op een gemakkelijke plek direct op persoonsniveau. De installatie valt onder de standaard inrichting en verzorgen wij natuurlijk allemaal zelf.
Uiteraard kan de functionaliteit nog verder naar wens worden afgesteld. Zo kan je bij dit proces bijvoorbeeld ook een uitdienstmelding-mail naar de medewerker sturen, iets dat direct bij de standaard contracten manager niet te implementeren valt (zolang je dit alleen bij specifieke redenen wilt versturen). Iets als dit is extra werk en valt niet onder de standaard inrichting, maar je hebt dus mogelijkheden voor uitbreiding. Zo zijn de zichtbare kolommen ook aanpasbaar, al is de standaard zichtbaarheid van de velden op het dienstverband voor vrijwel iedereen relevant.
Als een dienstverband voor een of andere reden niet kan worden afgesloten, krijg je ook dit te zien in het scherm met een foutbericht die je vervolgens aan een Tigris consultant kan verstrekken. Met deze aparte manier van uit dienst melden zul je dus geen foutieve verwerkingen missen.
Bij klanten die dit al gebruiken, merken we dat de winst in snelheid en gemak aanzienlijk is. BO medewerkers kunnen een uitdienstmelding in slechts een paar klikken afhandelen, zonder de vertragingen van de contractenmanager. Dat maakt het proces prettiger om mee te werken.
Voor organisaties die regelmatig medewerkers uit dienst melden en het huidige proces als omslachtig ervaren, is dit een best practice die de moeite waard is om te overwegen.