Dit artikel biedt hulp bij het maken van rapporten. Je vindt er definities, veel gebruikte velden op populaire rapporten en uitleg over filters in terug.
Inhoudsopgave
Definities
De basis - Het hoofdobject
Datumfilters
Rapporttype
Voorbeelden van gebruikte velden op populaire rapporten
Urenrapportage vestiging (UOM)
Timesheet
Verloningsinstelling
Definities
Een aantal punten zijn belangrijk tijdens het maken en aanpassen van een rapport.
De basis - Het hoofdobject
Rapporten werken altijd maar in één richting. Dit betekent dat je goed moet nadenken van welke objecten je informatie wilt gebruiken voor jouw rapport.
De hiërarchie van rapporten kun je zien als een stamboom.
Frontoffice voorbeeld: Bovenin de boom staat de opdrachtgever en aan deze opdrachtgever kunnen meerdere vacatures hangen. Aan elke vacature kunnen weer meerdere sollicitaties hangen. En aan elke sollicitatie weer meerdere Talent Journeys etc.
Backoffice voorbeeld: Bovenin de boom staat de werknemer en aan deze werknemer kunnen meerdere plaatsingen hangen. Aan elke plaatsing kunnen weer meerdere timesheets hangen. En aan elke timesheet weer meerdere urenregels etc.
Datumfilters
Salesforce maakt gebruik van twee type filters:
- Vaste datums
- Relatieve datums
Een vaste datum verwijst naar een specifieke dag. Als je een vaste datum kiest als filter (bijvoorbeeld Aanmaakdatum van 1-1-2022 t/m 31-12-2022) verandert deze filter niet naar mate de tijd verstrijkt.
Relatieve datums zijn datums die relatief zijn aan vandaag. Een filter zoals 'Deze week' kijkt naar alle datums uit deze week. Hierdoor kan de data van een rapport dus veranderen als je het rapport op een later moment opnieuw opent. De volgende datumfilters zijn beschikbaar:
Vervang [X] door een getal naar keuze.
Vervang [Type] door één van de volgende items:
• Dag (mv: Dagen)
• Week (mv: Weken)
• Maand (mv: Maanden)
• Kwartaal (mv: Kwartalen)
• Jaar (mv: Jaren)
• Fiscaal jaar (mv: Fiscale jaren)
| Type | Uitleg |
| Éen periode/moment | |
| GISTEREN | Pakt de datum van gisteren (van 00:00 t/m 24:00) |
| VANDAAG | Pakt de datum van vandaag (van 00:00 t/m 24:00) |
| MORGEN | Pakt de datum van morgen (van 00:00 t/m 24:00) |
| VORIGE* [Type] | Pakt de datums van de geselecteerde vorige periode exclusief de huidige periode. |
| DEZE [Type] of DIT [Type] |
Pakt de datums van de geselecteerde periode. |
| VOLGENDE [Type] of VOLGEND [Type] |
Pakt de datums van de geselecteerde komende periode exclusief de huidige periode. |
| Instelbaar aantal periodes/momenten | |
| LAATSTE* [X] [Type (mv)] | Pakt de datums van de afgelopen periodes inclusief de huidige periode. Afhankelijk van het aantal dat bij X wordt ingevuld. |
| VOLGENDE * [X] [Type (mv)] | Pakt de datums van de komende periodes inclusief de huidige periode. Afhankelijk van het aantal dat bij X wordt ingevuld. |
|
[X] [Type (mv)] GELEDEN of |
Pakt de datums van de afgelopen periodes exclusief de huidige periode. Afhankelijk van het aantal dat bij X wordt ingevuld. |
Salesforce legt in het volgende artikel zelf ook meer uit over deze relatieve filters:
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.filter_dates_relative.htm&type=5
Rapporttype
De eerste stap bij het maken van het rapport is het kiezen van een rapporttype. Dit wordt de basis van jouw rapport. In de categorie Alle kun je zoeken naar een rapporttype door bovenin de zoekbalk te zoeken naar het object dat je wilt gebruiken.
Staat de combinatie van gegevens er niet tussen? Maak dan een aangepast rapport type aan. Zie hiervoor het artikel Het maken van een aangepast rapporttype met extra velden
Voorbeelden van gebruikte velden op populaire rapporten
Urenrapportage vestiging (UOM)
De UOM is een object met rapportage records op het laagste niveau. Hier wordt alle data van de Timesheets gelogd. De UOM records worden aangemaakt per uursoort per dag, en dan eventueel gesplitst per vestiging. Als er dus op een dag Normale uren en Overuren worden geschreven, en de plaatsing wordt 50/50 gedeeld tussen twee vestigingen, dan worden er vier UOM records aangemaakt: één per vestiging per uursoort. Deze records staan allemaal op de daadwerkelijke datum dat de uren staan geregistreerd.
Naast het resultaat van de Timesheets wordt hier ook de handmatige omzet en marge gelogd.
Een aantal voorbeelden van velden en filters die gebruikt kunnen worden in dit rapport zijn:
| Veld | Beschrijving |
| Vestiging | Vestiging waar het record aan is gekoppeld. |
| Datum | UOM records worden per dag aangemaakt. Als een Timesheet bijvoorbeeld van (ma) 03-01 t/m (zo) 09-01 loopt en er worden op maandag en vrijdag uren geschreven, dan worden er UOM records gemaakt op (ma) 03-01 en (vr) 07-01. |
| Match met vestiging | Formule die WAAR als resultaat geeft als de vestiging van het record gelijk is aan de standaardvestiging van degene die het rapport uitvoert. Door dit veld als filter te gebruiken, filtert het rapport automatisch naar de records van de vestiging van de gebruiker. |
| Standaard rapportage |
Formule die WAAR als resultaat heeft als: - Het record omzet van een handmatige factuur bevat of - Het record uren of onkosten van een goedkeurde Timesheet bevat. Uitgesloten zijn alle opnames uit de reserveringen en alle inhoudingen, behalve als het een ET-inhouding betreft. Uren zonder omzet (bijv. Feestdag uren, Leegloop uren of Ziekte uren) worden dus wel meegenomen als het filter 'Standaard rapportage' = WAAR aan staat. |
| Uren | Aantal geregistreerde uren |
| Loonsom |
Bruto loonsom uren (uurloon * uren * verloningspercentage) + Loonsom onkosten. Deze som is dus zonder opslagen voor reserveringen, sociale lasten of aanvullende regelingen. |
| Factuurbedrag | Totaal te factureren bedrag (dus nog niet noodzakelijkerwijs gefactureerd) |
| Omzet | Gefactureerde omzet van debet facturen. Kan worden gebruikt om in combinatie met een rapportage op het veld Creditomzet een overzicht te krijgen van alle omzet die gefactureerd is (filtering Omzet > 0) |
| Creditomzet | Gefactureerde omzet van credit facturen. Kan worden gebruikt om in combinatie met een rapportage op het veld Omzet een overzicht te krijgen van alle omzet die gefactureerd is (filtering Creditomzet < 0) |
| Marge | Factuurbedrag - (loonsom * kostprijsfactor) |
| Uursoort |
Als een record gelinkt is aan een Timesheet, dan geeft dit veld weer: de gebruikte uursoort (bijv. Normale uren, Ziekte uren) van de tariefregel, of de 'Onkosten'. Als het record gelinkt is aan een handmatige factuur, dan wordt hier 'Handmatige factuur' weergegeven. |
Timesheet
| Veld |
Beschrijving |
| Status | Huidige status van de Timesheet: Nieuw, Ingevuld, Wacht op goedkeuring, Goedgekeurd, Afgewezen, Gecorrigeerd, Nieuw na correctie, Teruggedraaid. |
| Weeknummer | Het weeknummer van de betreffende Timesheet. |
| Week en versie | Combinatie van het weeknummer en de betreffende versie van de Timesheet. (iedere correctie wordt het versienummer met 1 opgehoogd) |
| Geregistreerde uren | Totaal van de uren die de werknemer heeft gewerkt. |
| Gefactureerde uren | Totaal van de uren die facturabel zijn. |
| Uitbetaalde reserveringsuren | Totaal van de uren die uit de reserveringen zijn opgenomen (Bijv. Vakantiedagen, Kort Verzuim, ADV). |
| Totaal periode uren | Alle uren op een Timesheet dus 'Geregistreerde uren' + 'Uitbetaalde reserveringsuren'. |
| Match met vestiging? | Formule die WAAR als resultaat geeft als de vestiging van het record gelijk is aan de standaardvestiging van degene die het rapport uitvoert. Door dit veld als filter te gebruiken, filtert het rapport automatisch naar de records van de vestiging van de gebruiker. |
| Opdrachtgever | De opdrachtgever van de gerelateerde plaatsing. |
| Gefactureerd? | Selectievakje die aan gaat als alle omzet op de Timesheet is gefactureerd. |
| Bijlage | Selectievakje die aan gaat als er een bijlage aan de Timesheet hangt. |
| Opmerking | Selectievakje die aan gaat als er een opmerking is toegevoegd aan de Timesheet. |
Verloningsinstelling
Record met alle relevante verloningsinformatie voor de entiteit waar deze persoon voor werkt of heeft gewerkt:
| Veld | Beschrijving |
| Datum in dienst | Datum waarop deze werknemer in dienst is gekomen. |
| Datum uit dienst | Datum waarop deze werknemer uit dienst is gegaan. Het veld is leeg als de werknemer nog niet uit dienst gemeld is. |
| Oorspronkelijke in dienst datum | De datum waarop de werknemer voor het eerst in dienst kwam. |
| Laatste uit dienst datum | Als een werknemer opnieuw in dienst komt, wordt de laatst bekende uit dienst datum in dit veld opgeslagen en het veld 'Datum uit dienst' leeg gemaakt. |
| Aantal weken opvolgend werkgeverschap | Aantal relevante gewerkte weken in Fase A of Fase I/II die niet in Tigris staan geregistreerd. |
| Wekenteller | Telling van aantal gewerkte weken in Tigris + stand uit 'Aantal weken opvolgend werkgeverschap'. |
Voor de structuur van de mappen bij rapporten, de rechten hiervan en voor dashboards verwijzen we naar onze algemene training.
Mocht je meer willen weten over de mogelijkheden van rapportages of heb je vragen naar aanleiding van dit kennisbankartikel dan is een training over het maken van rapporten misschien wel iets voor jou. Je kunt terecht bij onze support en consultancy afdeling om de mogelijkheden te bespreken.