Voor het plaatsen van een kandidaat is het vaak van belang dat bepaalde documenten aanwezig zijn. In Tigris kan je al op verschillende plekken (zoals persoon, plaatsing, opdrachtgever) documenten vastleggen. Niet alleen kunnen gebruikers die zelf genereren/uploaden, ook bestaat de mogelijkheid dat kandidaten dit kunnen doen in de app (of via een werknemersformulier in de app). Naast dat de documenten wel in Tigris terug te vinden zijn, is het niet makkelijk om te rapporteren op kandidaten/werknemers waar je nog documenten van verwacht, of wat de status van deze documenten zijn. Hiervoor hebben we een nieuwe documentendossier module ontwikkeld. Dit komt niet standaard met een Tigris update mee en zal per klant ingericht moeten worden.
Wat het doet
Het documentendossier is zo gemaakt dat wij klanten zelf de vrijheid geven om de dossiers te configureren. Zo kan je per dienstverband aangeven wat je wilt zien. Dit is volledig gebaseerd op de documenttypes die in de omgeving beschikbaar zijn op de documenten. De lijst van verplichte documenten kan je dus altijd uitbreiden door nieuwe documenttypes toe te voegen.
In de dossierconfiguratie heb je verschillende opties om een dossier in te stellen. Je ziet een rij van documenttypes, en kan hier per dienstverband aanvinken of je dit bij een dossier wilt laten horen. Met een keuzelijst kan je nog onderscheid maken of je dit bij een plaatsingsdossier wilt, of een persoonsdossier. Als er bepaalde documenten zijn die bij een volgende plaatsing van dezelfde werknemer altijd weer verplicht zijn, kan je dit dus als een plaatsingsdossier maken.
Ook kan je per documenttype aangeven wat je nog als extra verwacht. Als er bijvoorbeeld een overeenkomst wordt gegenereerd, en deze wordt verzonden via Stiply, wil je natuurlijk nog wel dat dit document wordt ondertekend. In de dossierconfiguratie kan je per documenttype instellen wat vereist is.
Dit heeft dan ook directe samenwerking met de Stiply integratie. De status van een ondertekenverzoek leggen we immers al per document vast. Komt deze getekend via Stiply binnen? Dan is dit specifieke document afgevinkt voor het dossier. Andere standaardopties zijn om handmatige goedkeuring te vereisen voor als iemand het document na moet kijken, en je kan een vervaldatum ook laten controleren. Als een document op een bepaalde datum vervalt, zal het alleen tot die tijd geldig zijn voor het dossier.
Lay-out componenten
Op persoons- en plaatsingsniveau staan dan nieuwe componenten, waar je per record uitleest welke documenten hier aanwezig zijn. Dit update altijd automatisch o.b.v. de documenten die gekoppeld zijn aan het record. De weergave ververst wanneer je een record opent, of dit kan handmatig via de verversknop rechtsboven. Dat laatste kan handig zijn, voor als je al een kandidaat bekijkt en hier zelf een document op zet. Het verversen van je browserpagina is uiteraard ook een optie.
Als je een plaatsingsdossier hebt ingevuld, is ook dit zichtbaar per plaatsing. Een plaatsingsdossier is nooit compleet als er nog documenten op de werknemer zelf missen. Dit geven we met een duidelijke melding aan.
Per record kan je ook handmatige goedkeuring uitvoeren, of het dossier resetten. Als je een specifiek dossier wilt goedkeuren terwijl er nog documenten missen, kan een gebruiker dit zelf uitvoeren.
Handmatige goedkeuring wordt altijd gelogd en is ook terug te draaien, in het geval dat dit niet had gemoeten.
Ook kan je een dossier resetten, dit kan handig zijn als een werknemer eerder in dienst is geweest, maar een jaar later weer in dienst komt bij een andere opdrachtgever. Zo worden alle documenten op de persoon of plaatsing uitgesloten van het dossier, en moeten deze weer opnieuw worden aangeleverd. Dit is ook per document in te stellen, zodat je deze niet hoeft te verwijderen om uit het dossier te halen. Net als bij goedkeuring wordt een reset gelogd, en geeft ook de optie om de actie terug te draaien.
Rapportage/overzicht dossiers
Wanneer je de status van meerdere dossiers tegelijk wilt volgen, kan het vervelend zijn om dit per persoon of plaatsing te bekijken. We hebben hiervoor een standaard overzicht voor ingericht.
Uit het dossierbeheer krijg je een overzicht van openstaande dossiers. Je ziet welke personen/plaatsingen het zijn, welke documenten nog missen en verwacht worden, en kan de records ook direct openen.
Bij bovenstaande test kandidaat ontbreekt er een ID-document.
De persoon zelf heeft ook plaatsingen waar documenten worden verwacht, deze vind je door de werknemer open te klappen met het pijltje.
Werknemers kan je met de zoekbalk ook direct opzoeken om de dossierstatus te bekijken, daarnaast zijn er nog standaard filtering opties zodat je de dossiers per dienstverband en dossiertype kan bekijken.
Dossiers zijn vanuit het overzicht ook handmatig goed te keuren, zonder dat je de persoon of plaatsing zelf hoeft te openen.
Installatie
Zoals eerder aangegeven zal dit niet standaard met Tigris meekomen. Installatie hiervan wordt vanuit ons consultancy team gedaan, en per klant op maat ingericht. Dat betekent dat we ook rekening kunnen houden met eventuele bestaande maatwerk oplossingen op documenten, mochten die aanwezig zijn. Naast de inrichtingskosten zijn er geen vaste abonnementskosten. Iedereen in jullie Tigris omgeving kan er gebruik van maken, dit is niet licentie afhankelijk. Als alleen specifieke gebruikers dit mogen gebruiken is dat natuurlijk ook in te stellen.
Interesse? Voor een duidelijker kostenplaatje zien we graag een consultancy ticket met verwijzing naar dit artikel, zodat we de inrichting en kosten van de module verder kunnen bespreken. Wanneer er nog onduidelijkheden zijn, kunnen we dit daar ook verder toelichten.
Als er alleen gebruik wordt gemaakt van de Frontoffice van Tigris, maar er wel interesse is naar een module als dit om dossiers van kandidaten in het recruitmentproces bij te houdenm, kunnen we dit nog verder bespreken hoe jullie dit ingericht willen zien en op maat neerzetten.